עבור כל תוכנית מתבצע חישוב צפי התקדמות התוכנית ע"י חישוב הזמן שעבר מתחילת התוכנית, חלקי הזמן הכולל של התוכנית. (במקרה שיש דיווח על התקדמות, החישוב יעשה עד לתאריך הדיווח האחרון, אחרת החישוב נעשה עד ליום הנוכחי).
ברגע שאחוז ההתקדמות הנוכחי קטן מהצפי, יישלח מייל למנהל התוכנית על מנת לבדוק את הנושא.
לעיתים, אכן התוכנית מתקדמת כמתוכנן, אך עקב חוסר עדכון במערכת תופיע התראת עיכוב. ברגע שהתקדמות התוכנית תעודכן, ההתראה תימחק.
במידה ויש חריגה של 10% ויותר בין הדיווח האחרון לבין הצפי, מופיעה התראה המודיעה כי יש עיכוב בתוכנית.
