.png)
לתיאום שיחה.png)
ריטה גולשטיין-גלפריןסדרה של שלושה פוסטים על טעויות נפוצות בתוכניות עבודה של המגזר הציבורי, ומה ניתן לעשות במקום. הטעות הראשונה - והמכשילה ביותר - היא להתחיל לשכתב תוכניות קיימות ולעשות copy&paste מבלי לשאול: איך מפסיקים לעשות "עוד מאותו דבר" ומצליחים להבין "מה עובד"?
כולל דף עבודה פתוח להורדה.
אתגר המרכזי של תהליך התכנון הוא להבין "מה יעבוד" (Doing What Works), כך שנוכל להביא תוצאות. השאלה הזו משותפת לממשלות, רשויות מקומיות וארגונים ציבוריים רבים בכל העולם: אף ארגון לא רוצה להשקיע שנים ארוכות בכתיבת מכרזים, יצירת נהלים והפעלת תוכניות - ולגלות בסופו של יום שהלך בכיוון הלא הנכון.
מכאן שנדרש להבין מה כבר ניסינו - ובעיקר מה נכון לעשות אחרת על מנת להביא תוצאות. תהליך התכנון עצמו מאפשר לנו זמן חשיבה כדי לאתגר עצמנו עם השאלה הכי חשובה: מה עובד, ומה לא.
מרבית הארגונים מתקשים לתעדף את התוצאות האסטרטגיות שלהם על פני מאות ואלפי משימות אחרות המנוהלות על ידי כלל מנהלי האגפים והמחלקות. הרחבת היריעה לא עוזרת לארגון, אלא להיפך: היא "מטביעה" אותו בהמון פרטים טכניים, ובסוף מרוב עצים לא רואים את היער.
הגדרת התוצאות הרצויות - היא שלב הבסיס החשוב להסכמה על המטרות. מה באמת רוצים להשיג? כל כיווני השינוי שנרצה להציג אחרי - ייגזרו מהשאלה: עד כמה הם מקדמים את המטרה? את מדד התוצאה?
במצגת התוצאות שלנו - הניתנת בזאת לשימוש חופשי - הגדרנו שלושה מאפיינים של מדדי תוצאה:
אחרי שהנהלת הארגון הגדירה מדדי תוצאה, עלינו להבין מהו השינוי שיאפשר להשיג אותן. אחרי הכל, אם נלך באותה הדרך, נגיע לאותן תוצאות.
שינוי משמעותו קבלת החלטות במונחי משאבים, נהלים, חוקים או מבנים ארגוניים. כך למשל, שינוי אמות מידה במכרז או הגדרת נהלי עבודה אחרים בארגון - הם שינוי לכל דבר.
לדוגמא, אם מדד התוצאה שלנו הוא גידול בשיעור בעלי ההשכלה הגבוהה בקרב יוצאי אתיופיה, ואנו פותחים עוד ועוד קורסים - כדאי לשאול מה נכון לשנות: האם את תכני הקורס? או אולי הקורס כולו?
אחרי הכל, אמר כבר אלברט איינשטיין, "אי שפיות זה לעשות אותו דבר פעם אחר פעם ולצפות לתוצאות שונות".
אחרי שהבנו מה הם מדדי התוצאה המרכזיים שנרצה להגיע אליהם, ואחרי שביססנו - במהלך משתף ורותם - שתוכניות משמעותיות אם הן מביאות שינוי בדרכי עבודה, משאבים, כ"א ועוד - הגיע הזמן לדבר על כיווני שינוי.
תהליך התכנון הוא הזדמנות לאפשר לנו להבין "מה עובד", או במילים אחרות "מה מועיל". לעתים רבות, תהיה דרך טובה יותר להגיע לתוצאות שהגדרנו לעצמנו - שאנחנו מפספסים. רובנו כל כך מרוכזים בעשייה, שאנחנו לרוב לא עוצרים ושואלים האם יש דרך טובה יותר להביא תוצאה.
ישנן שלוש דרכים לעשות זאת:
אחד מכלי בחשיבה שאנחנו ממליצים עליו הוא מתודולוגיית סקאמפר. באנגלית SCAMPER הנם ראשי תיבות של מניפולציות שונות אותן אפשר להפעיל על תוכנית, מוצר,שירות או רעיון קיים על מנת לשפר אותו.
המתודולוגיה מבוססת על הרעיון שכל דבר חדש הינו מודיפיקציה של דבר אחר. כל אות ברשימה מייצגת דרך אחרת שבעזרתה ניתן “לשחק” עם התכונות של מה שמאתגר אותך להעלות רעיון חדש.
במסגרת פעולה זו לוקחים תוכנית, פרויקט או שירות קיים שרוצים לשנות ועושים עליו "מניפולציה" מחשבתית. פעם מרחיבים אותו במיוחד, פעם מבטלים מרכיבים שונים בשירות, פעם אחרת מסדרים אחרת את נוהל הטיפול בבקשה או מחברים אולי שני שירותים בתכנית אחת.
לא כ הרעיונות יהיו בהכרח ישימים והכי מוצלחים, הכלי נועד לסייע לנו לפתוח את המחשבה ולשבור קיבעונות. לפעמים דווקא כשעולים רעיונות מגוחכים בהתחלה, הם יכולים להוות סנונית ראשונה לפיתוח כיווני שינוי שיביאו את כיווני השינוי הרצויים.
רעיונאות היא שלב יצירתי וכייפי של לחשוב על כמה שיותר רעיונות, כיוונים, תוכניות. חלקם יהיו טובים, חלקם... איך לומר, פחות. זה בסדר, הרעיון הוא לפתוח את החשיבה שלכם ולצאת מהקיבעון של מה היה הוא שיהיה. אחרי שייצרתם הרבה רעיונות, יגיע השלב הבא של הזנת תוכניות עבודה אופרטיביות במונחי תפוקה (=מה אנחנו הולכים לעשות) כדי לתמוך את מדד התוצאה (=מה השינוי שנרצה לראות בעולם).
הממשק החדש של תובנות מאפשר חווית תכנון אחרת - במקום שתוכניות העבודה יהיו עוד נטל בירוקרטי ברשות/במשרד - הפלטפורמה מאפשרת להפוך את התהליך ליעיל, מועיל וכזה שמייצר חיבור של העובדים והתושבים להצלחות.
