אם נרצה להזמין משתתפים, נצטרך לוודא תחילה שאנו מחוברים, שהשאלה מנוסחת היטב ושהדאטא (אנשי הקשר) נמצאים במערכת. (אפשר לראות הסבר כיצד מעלים משתתפים למערכת). כעת, עלינו לבצע את הצעדים הבאים:
- תחת ממשק הניהול ניכנס לתפריט הניהול
- נלחץ על שליחת הודעות ומכן נעקוב אחרי השלבים שהמערכת מעבירה אותנו.
- נבחר בתבנית של דוא"ל או סמס לפי הצורך והרצון. בדוא"ל יש אפשרות לקבל הודעה מעוצבת.
- בחירת קהל היעד. ברירת המחדל היא כל משתתפי התהליך. אם אין עניין מסויים בבחירה אחרת, כעיקרון נרצה לשתף את כולם.
- בחירת התבנית - במקרה זה נבחר בהזמנה לתהליך כוון שהמשתתפים עוד לא קיבלו הזמנה מוקדמת
- כעת תופיע לנו ההזמנה, נוכל בעזרת כפתור העריכה לערוך אותה, לדיק, להוריד או להוסיף מלל, ובסיום ללחוץ על סיום עריכה ותצוגה מקדימה
- ע"י לחיצה על כפתור הבא -אפשר לשלוח דוגמא (הדוגמא תישלח למייל שמחובר למערכת)
- לאחר בדיקת איות ניסוח ונראות במייל - במידה והכל תקין, נלחץ שלח, וההודעות ישלחו למשתתפים
