כתיבת תוכניות עבודה

אי שפיות: לעשות את אותו הדבר שוב ושוב, ולצפות לתוצאות שונות (אלברט איינשטיין)

הגעתם עד הלום? מהמם.​

זה השלב להגדיר מה הפעולות/יוזמות/צעדים קונקרטיים שתנקטו כדי לגרום לתוכניות לעבוד.​

זהו שלב התכלס, מתמקדים בתוכניות שחשוב לארגון לקדם:​

• לא רק לפי עץ מבנה ארגוני, אלא כל הארגון יכול לתרום ליעדים האסטרטגיים שהוגדרו ​
• תוכניות חייבות אמא ואבא - לא רק זריקת רעיונות של "מה אפשר לעשות", אלא תוכנית אופרטיבית שמישהו לוקח עליה בעלות​
• לא מבזבזים זמן יקר בפירוט כלל המשימות הקטנות והשוטפות, אלא מציינים אבני דרך להשלמת התכנית​
• חיבור בין התקציב לבין הפעולות - כדי לוודא שהתכנית מתכנסת עם המציאות

מהי תוכנית טובה?

תוכנית עבודה טובה משקפת מה נרצה לעשות (=תפוקה) - ואם תיושם במלואה, תקדם את הארגון לעבר המקום אליו ירצה להגיע (=תוצאה). 

 הדבר החשוב לזכור הוא שתוכנית העבודה נמצאת כמעט בשליטתנו המלאה. מכאן, שתוכנית עבודה מוגדרת במונחים תפוקתיים, המשקפים את ליבת הפעילות שלנו (למשל: סלילת 250 ק"מ כבישים מהירים בין-עירוניים, הטמעת תוכנית לימודים חדשה ב-75% מכיתות הלימוד או הגדלת כמות פינויי האשפה בעיר ב-35%). היא מגדירה דברים עליהם אנחנו יכולים להתחייב. 

‍איך מודדים שינוי?

מאחורי הגדרת התפוקות המספריות שהתוכנית תייצר, ניצבים כמובן שינויים והתאמות שמוביל התוכנית צפוי לעשות, אותם ניתן למדוד במונחים של היקף תקציב או היקף הרגולציה שתשתנה. בסופו של יום, בארגון ציבורי, על מנת להתקין רמזורים, לשנות תוכנית לימודים או לסלול כבישים - יש צורך לשנות אחד מארבעה דברים:

 כך למשל, יכולה הממשלה לשנות אמת מידה במבחן תמיכה למוסדות תרבות, ודרך השינוי התקציבי - להגדיל את מספר ההצגות בפריפריה (תפוקה) ואת מספר הפעמים שתושבי הפריפריה הלכו לתאטרון (תוצאה). רשות מקומית יכולה להתקין חוק עזר עירוני המגדיר אזורי חניה לתושבים בלבד - ובכך להפחית את מספר המכוניות שיחנו באזורים הללו (תפוקה) ולהקטין את זמן חיפוש החניה של תושביה (תוצאה). 

שינוי אומר שהצוות שעבד קודם בצורה מסוימת, יעבור אחרת. שכוח האדם שלנו, המורים או עובדי ההנדסה, ישקיעו את זמן העבודה שלהם בצורה שונה. שהאופן בו מנוהל תקציב פינוי האשפה ישתנה. כדי לייצר דלתא של שינוי - נכון למדוד את היקף התקציבים שאנו משנים את אופן ניהולם, או את מספר הזכויות/החובות שאנו מטילים על יחידים ותאגידים דרך רגולציה. 

איך כותבים תוכנית?

על בסיס מדדי התוצאה שהוגדרו, אנו ממליצים לפנות לכלל המנהלים בעירייה המוסמכים לגבש תוכניות עבודה, ולהציע להם להזין תוכניות רלוונטיות לתוצאות ולכיווני השינוי שהוגדרו. באתר תוכניות העבודה העירוני, ניתן להגדיר מספר היבטים לכל תוכנית:

• יעד תוצאתי: חיבור לאחד או יותר ממדדי התוצאה הארגוניים. תוכניות שאין ביכולתן להביא שינוי במדדי התוצאה - ראוי שינוהלו ברמת היחידה, ולא ברמת הארגון. 
• שם התוכנית: מה מדד ההצלחה של התוכנית? נכון להגדיר תפוקה ברורה אותה ניתן למדוד (למשל: הפקת 25 אירועים או סלילת 10 ק"מ של שבילי אופניים).
• מובילי התוכנית: מובילי התוכנית יוצגו כאחראים למימוש שלה, ויוכלו לעדכן על מצב היישום אם התוכנית תאושר. אלו הם "הפנים" של התוכנית לציבור. 
• לוח זמנים: מועדי ההתחלה והסיום יאפשרו להעריך את קצב מימוש התוכנית ולייצר התראות אם קיים עיכוב בשיעור ההשלמה המדווח של התוכנית.
• עלות תקציבית: ניתן להגדיר את היקף התקציב של התוכנית, ואת הסעיף התקציבי המקושר אליה, כך שיתנהל גם מעקב אחר הוצאת המשאבים.
• חיבור למשימות: ניתן לחבר את התוכנית לממשק ניהול משימות (דוגמת Asana, Monday או QM7), דרך הוספת קישור ישיר לעמוד המשימות.
• שותפים: ניתן להגדיר את השותפים המרכזיים ביישום התוכנית, אשר יוצגו בעמוד הניהול שלה. האחריות עדיין מוטלת על מובילי התוכנית, ולא השותפים. 
• פירוט: הרחבה על התוכנית: איך ולמה היא תקדם את התוצאה? האם יש נתונים תומכי החלטה? כיצד תוכנן התקציב? ומהם אבני הדרך המרכזיות לביצוע?

מיד לאחר הגשת התוכנית, היא תועבר לקבלת החלטה של מוביל התוצאה. אנחנו סבורים שלא נכון לקבל כל תוכנית שמוצעת - אלא רק תוכניות אשר יש סבירות שאכן יצליחו להביא תוצאה. מכאן, שנכון שמציעי התוכניות ינמקו ויסבירו מדוע השינוי התפוקתי שהם מציעים אכן יביא לכך. העידן בו כל תוכניות העבודה הועתקו לתוכנית ארגונית אחת - הביא לאלפי תוכניות, ולמעט אימפקט. 

‍תבנית לכתיבת תוכנית עבודה

לנוחיותכם, יצרנו תבנית להכנת תוכנית עבודה אותה ניתן להפיץ בארגון, ועליה ניתן למלא את פרטי התוכנית ואת מדד התוצאה אליו היא מחוברת. התבנית תואמת את השדות המופיעים באתר:

מה קורה מכאן?

עם השלמת תהליך הגדרת התוצאות וגיבוש תוכניות העבודה, ירוכז כלל המידע באתר תוכניות העבודה הארגוני, אשר יופעל על גבי הפלטפורמה הטכנולוגית של תובנות. 

באתר התוכניות זה ניתן יהיה לעיין בתוצאות המרכזיות שקבעתם, להכיר את מובילי התוצאות , לעיין בתוכניות העבודה המרכזיות ולקרוא את הפירוט שיעלו המובילים השונים, החל מהערכות תקציביות ונתונים תומכי החלטה, דרך תמונות וסרטונים ועד למסמכים שונים שיקושרו לאתר. 

ככל שתרצו בכל, ניתן יהיה לפתוח את האתר לציבור, ולהזמין כל אחד לעקוב אחר נושאים המעניינים אותו.