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Ralf GrötkerInsights hat für digitale Workshops und Onlinekonferenzen einen Lösungsansatz entwickelt, der sich einer Kombination aus digitalen Präsenzformaten und zeitversetzten Formen der Zusammenarbeit bedient. Dabei verwenden wir einen Mix unterschiedlicher Softwaretools. Methodisch kommen im Laufe des Gesamtprozesses neben bewährten Verfahren der Gruppenmoderation zusätzlich Verfahren der Problemstrukturierung und -lösung zum Einsatz.
Auf Arbeitsebene ist Beteiligung und Kollaboration auch in räumlich verteilten Teams oft einfach zu organisieren – mit Hilfe gemeinsamer Kalender und Taskplaner, Cloud-Speicher und Videokonferenzen. Schwieriger gestalten sich Innovationsvorhaben und Strategiefindung. Für diese Aufgaben braucht es meist Sitzungen und Workshops. Was tun, wenn die Durchführung einer Präsenzveranstaltung aus welchen Gründen auch immer nicht möglich ist?
Für Online-Konferenzen und virtuelle Meetings gibt es mittlerweile zahlreiche Tools mit umfangreichen Funktionalitäten. Dennoch: einen ganzen Tag oder viele Stunden mag niemand gern als Teilnehmerin oder Teilnehmer einer solchen Veranstaltung verbringen. Eine naheliegende Lösung besteht darin, auf asynchrone Formate auszuweichen. Hier wiederum stellt sich das Problem, die notwendige Dringlichkeit zu erzeugen. Präsenzveranstaltungen und synchrone Meetings fokussieren die Aufmerksamkeit auf das Hier und Jetzt. Losgelöst von der Präsenzsituation müssen Inhalte und Aufgaben, die sonst auf einem Workshop verhandelt würden, mit allen anderen Angelegenheiten konkurrieren, die sich auf dem Bildschirm oder im Büro abspielen.
Wie kann man Workshopinhalte und -aufgaben so in digitale Formate übersetzen, dass diese auf ähnliche Weise dringlich und unaufschiebbar sind wie ein Fußballspiel im Fernsehen? Das ist die Aufgabe, die wir uns gestellt haben. Unser Lösungsansatz: Wir sind überzeugt, dass wir aufhören müssen, nach ein-zu-eins-Übersetzungen von Präsenzformaten in digitale Formate zu suchen. Weitaus vielversprechender ist es, nach digitalen Formaten zu schauen, die sich bewährt haben – und diese entsprechend miteinander zu kombinieren.
Konkret: Um ein gemeinsames Vorgehen zu besprechen oder ein Live-Momentum zu erzeugen, setzen auch wir auf virtuelle Meetings wie Telefon- oder Video-Konferenzen. Zu anderen Zwecken aber nicht. Die hauptsächliche Arbeit lassen wir zeitversetzt stattfinden. In dieser Remote-Phase werden einzelne Arbeitsschritte zwar über Tage und Wochen hinweg, aber jeweils in eng definierten Zeitfenstern von den Teammitgliedern bearbeitet. Problembezogene Diskussionen auf Medien wie WhatsApp oder Slack, aber auch das bekannte Diskussionsforum „Change my View“ zeugen davon, wie gut dieses Prinzip funktioniert – nicht nur für den Austausch von Informationen und Meinungen, sondern auch für Überlegungsprozesse. Wir verwenden für Remote-Phase unteranderem die speziell auf Beteiligungs- und Team-Kollaborations-Prozesse zugeschnittene Plattform „Insights“. Zusätzlich bringen wir Moderatoren ins Spiel, um den Prozess zu begleiten und Zwischenresultate zusammenzufassen.
Zum Auftakt eines virtuellen Workshops, der an die Stelle einer eintägigen Präsenzveranstaltung tritt, treffen sich die Teilnehmenden zu einem einstündigen Kickoff-Meeting in einem virtuellen Raum zu einer Telefon- oder Videokonferenz, die zum Beispiel mit einem kollaborativen Whiteboard begleitet wird. Ziel des Meetings ist es, die Fragestellung zu definieren und das weitere Vorgehen zu besprechen. Direkt im Anschluss an das Meeting oder zu einem anderen vereinbarten Zeitpunkt startet die Remote-Phase. In einem definierten Zeitfenster – idealerweise drei bis fünf Stunden –steuern die Teilnehmenden über die Insights-Plattform Antworten, Vorschläge oder Fragen bei. Die Teilnehmenden können dabei aufeinander Bezug nehmen, müssen dies aber nicht. Nach Ablauf der definierten Zeit clustert der Moderator oder die Moderatorin die Kommentare und Fragen in Gruppen. Dieser Prozess wird technisch von der Insights-Plattform unterstützt. Methodisch kommen dabei Verfahren derProblemstrukturierung und -lösung zum Einsatz. Resultate des Clustering können über die Insights-Plattform von allen Beteiligten transparent nachvollzogen werden. Über die Projekt-Webseite haben die Teilnehmenden einen strukturierten Zugriff auf sämtliche Inhalte. Aus den gewonnenen Clustern generiert der Moderator oder die Moderatorin vorläufige Einsichten. In einem letzten Schritt werden diese Einsichten in einem abschließenden virtuellen Meeting mit den Teilnehmenden finalisiert. Gemeinsam werden Entscheidungen oder Stellungnahmen verabschiedet, welche auf die gewonnen Erkenntnisse antworten. Der gesamte Prozess wird über die Plattform dokumentiert.
Je nach Art der Aufgabenstellung lässt sich das Basisszenario entsprechend variieren –zum Beispiel, indem die Fragestellung im Laufe des Prozesses verfeinert wird. Einentscheidender Parameter für die Gestaltung des Prozesses ist, wie sehr die Teilnehmenden tatsächlich einem gemeinsamen Ziel verpflichtet sind oder, wie bei dem Besuch einer Konferenz, eher ihre individuellen Interessen mitbringen. Ein weiterer Parameter ist die Komplexität von Fragestellung und Inhalten. Ein virtueller Workshop kann sich aus verschiedenen Modulen nach Art des Basisszenarios zusammensetzen.Bei Bedarf werden, vor allem in kleineren Gruppen, zusätzliche Mini-Telefonworkshops mit jeweils zwei bis drei Teilnehmenden durchgeführt, deren Resultate von der Moderation zusammengeführt werden.
Das Prozessdesign ist flexibel und sollte sich den Umständen der Herausforderung, den beteiligten Stakeholdern und den zur Verfügung stehendenen Zeitfenstern anpassen.
