Das Konzept der Feedbackschleife

Die Vision von Insights lässt sich schwer in einem Satz beschreiben. Man könnte mit so etwas anfangen wie “Bei inklusiven Entscheidungsprozessen geht es darum, externes Stakeholderwissen in den Prozess der Entscheidungsfindung von Organisationen zu integrieren.” Aber das ist nicht alles. Unsere Vision geht tiefer.

Bei Insights geht es nicht nur darum, die Expertise und das Wissen der Crowd in Entscheidungen einzubeziehen. Wir beteiligen die Crowd darüber hinaus auch an der Analyse des gesammelten Wissens und geben jedem Einzelnen individuelles, personalisiertes Feedback über seinen Beitrag. Die Feedbackschleife ist ein Grundpfeiler unserer Methodik, an dem wir auch unsere Software ausgerichtet haben. Das ist Beteiligung 2.0.

Die Stakeholder über den Einfluss ihrer Beiträge auf dem Laufenden zu halten, muss als Standard für inklusive Prozesse jeder Art gelten. 

"Bei vielen Entscheidungsträgern ist diese Vision allerdings noch nicht angekommen. Das Konzept der Feedbackschleife ist ihnen noch nicht geläufig und viele erkennen weder die Notwendigkeit, noch das Potential dieser Idee."

Bei Insights arbeiten wir daran, diese Sichtweise zu ändern. Dies sind drei unserer Strategien, die wir nutzen, um Stakeholdern optimales Feedback zu geben:

1. Den Entscheidungsprozess richtig gestalten – Wie der Entscheidungsprozess gestaltet ist, hat maßgeblichen Einfluss auf das Feedback. Ein Großteil der heute durchgeführten Umfragen hat nicht das Ziel etwas tatsächlich zu verändern, z.B. Budgets, Vorschriften, Strategien oder Methoden. Im Gegenteil: Stakeholderkonsultationen werden oftmals nur eingesetzt, um bereits getroffene Entscheidungen im Nachhinein zu legitimieren. Diese Art von Prozessen schafft jedoch keinen Wert für die Organisation und somit kann auch kein wertvolles Feedback gegeben werden, was zu berechtigtem Desinteresse bzw. Frustration unter den Beteiligten führt. Deshalb ist es für inklusive Entscheidungsprozesse besonders wichtig, sich auf ein Ziel zu konzentrieren, das die Organisation tatsächlich erreichen will. Diese Erkenntnis scheint trivial, ist jedoch wesentlich für jeden inklusiven Entscheidungsprozess und das entsprechende Feedback an die Stakeholder.
2. Die Wahrnehmung von Feedback ändern – Ihre Stakeholder müssen ihr Wissen und ihre Expertise nicht mit Ihnen teilen. Dennoch haben sie sich dazu entscheiden, weil sie Teil Ihrer Gemeinschaft sein wollen. Deshalb verdient auch jeder Stakeholder Feedback dafür zu bekommen, dass er sein Wissen mit Ihnen geteilt hat. Lassen Sie Ihre Stakeholder wissen, dass Sie ihr Engagement zu schätzen wissen. Sehen Sie Feedback als eine moralische Pflicht.
3. Feedback personalisieren – Die Vorteile von personalisiertem Feedback sind naheliegend. Feedback steigert die Identifikation der Stakeholder mit Ihrer Organisation und erhöht die Akzeptanz von Entscheidungen. Je personalisierter das Feedback, desto besser.

Mithilfe dieser drei einfachen Strategien überzeugen wir Entscheidungsträger des öffentlichen und privaten Sektors von unserer Vision. Die Nutzung des Insights-Tools hat bisher in 82 Prozent der Fälle zu Veränderungen geführt. Bisher haben wir über 400 Projekte  durchgeführt, an denen sich mehr als 500.000 Stakeholder beteiligt haben. Beispiele, wie das Projekt mit der Stadt Austin in Texas zum Thema Recycling oder das Projekt mit dem Bundesministerium für Ernährung und Landwirtschaft zum Thema Zukunftsfähigkeit ländlicher Regionen können Sie hier nachlesen.

Mit Insights wird das Wissen Ihrer Stakeholder zu wertvollen Erkenntnissen verdichtet, die zur neuen Entscheidungsgrundlage werden. Eine Erkenntnis des Recycling Projekts in Austin war beispielsweise, dass die Größe der Recyclingbehälter zu klein und die Abholzyklen zu unregelmäßig sind. Dies sind klar formulierte Erkenntnisse, auf Basis derer die Stadt Austin Entscheidungen treffen konnte. Das personalisierte Feedback ermöglichte es der Stadt Austin sich anschließend nicht nur für die Ratschläge der Stakeholder zu bedanken, sondern auch jedem Einzelnen spezifisches Feedback zu geben.

Das Beispiel von Austin zeigt wie wichtig die Feedbackschleife ist: Entscheidungsträger gewinnen Erkenntnisse, die Beiträge der Stakeholder werden gewürdigt und die Stakeholder erhalten personalisierte Informationen über ihren Einfluss auf die Entscheidungen sowie zusätzliche Informationen über den Status des Projektes.

Wir bei Insights helfen Führungskräften vermeidbare Fehler zu umgehen und aus einer Gruppe von Stakeholdern eine engagierte Gemeinschaft zu bilden. Inklusive Entscheidungen erweitern die Entscheidungsgrundlage, informieren die Stakeholder über den Prozess, erhöhen ihre Leistungsbereitschaft und somit die Identifizierung mit der Entscheidung.

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Dieser Artikel ist bereits in Englischer Fassung am 27. October 2016 auf der Feedback Labs Webseite erschienen.