דיווח הישגים

ביורוקרטיה של דיווחים? לא בבית ספרנו.​

אנחנו לא מחפשים מה לא עבד, אלא בדיוק להפך- מאפשרים דו"ח הישגים דיגיטלי, שמייצר חוויה חיובית ויכולת לשתף בהצלחות וניצחונות קטנים כגדולים, בדרך להשגת היעד​.

9 מתוך 10 אנשים לא יודעים מה אתם עושים עבורם – זה הזמן לחלוק את התוכניות המרכזיות.​

שיתוף בעלי עניין מרכזיים בשלב התכנון ועדכון שוטף שלהם על הצלחות והשלמת מיילסטונים מרכזיים.

במקום מילוי סטטוס על רשימה אינסופית של משימות, דיווח של אחוז התקדמות בתוכניות המרכזיות בלבד, לצד אפשרות להוסיף עדכונים מילוליים על פעולות, הישגים וחסמים, בדיוק כפי שאנשים מדברים זה עם זה. על בסיס הדיווח, נכון להרים "דגלים אדומים" בשלושה מצבים: פער בין שיעור ההתקדמות המדווח לשיעור המצופה ע"פ מועד ההשלמה שהוגדר, אי דיווח למשך מספר חודשים ודיווח המוביל על חסם.

מה רוצים להישג?

על מנת לתכנן את שלב המעקב, חשוב לשאול את עצמנו מה היינו רוצים להשיג ממנו. אנחנו מציעים למדוד את הצלחת השלב בשיעור מימוש התוכניות בסוף השנה, ולבנות מנגנונים שיאפשרו למקד את הזמן הניהולי בתוכניות בהם צפוי עיכוב או קיים חסם. חייבים להפוך את מלחמת האקסל החצי-שנתית לחוויה חיובית של הצלחות.  

ברמה המעשית, המערכת הטכנולוגית של תובנות מייצרת Dashboard ניהולי פשוט ומדויק, המאפשר לראות את סטאטוס ההתקדמות בכל תוצאה על בסיס ריכוז אחוזי ההתקדמות של התוכניות שתחתיה. במקביל, נכון לייצר רשימת התראות על תוכניות שהמימוש שלהן מתעכב.

איזה מידע לאסוף?

חשוב להבחין בין מדידת תוצאות (אשר מבוססת על מידע קיים במערכת או סקר עמדות המחייב השקעה) לבין מדידת תוכניות (אשר יכולה להתרחש באופן שוטף, מאחר והיא מבוססת לרוב על דיווח עצמי של המנהלים). בשני המקרים, נרצה לקבל מידע נגיש, קצר - המאפשר לחגוג הצלחות ולהתמקד באתגרים. 

מדידת תוצאות

כפי שניתן לראות למשל ב-Dashboard התוצאות של עיריית סן פרנסיסקו, כמו גם במאגר מדדי התוצאה שריכזנו אנחנו. קיימים שני סוגים של מדדי תוצאה, שלהם מודל איסוף שונה:

• מדדים מבוססים על מידע קיים: במקרים אלו, נכון להשקיע את המאמץ על מנת לחבר את מקורות המידע ל-Dashboard אשר ישקף באופן שוטף את מידת ההצלחה. כך למשל ניתן לבדוק באיזה מהירות ניתנים היתרים או נסגרות פניות, או לחילופין מה היקף הדיווח על אירועי האלימות בבתי הספר. 
• מדדים המבוססים על סקרים: במקרים אלו, נכון להחליט מראש מה שיטת המדידה, מהי הדגימה, מהי התדירות ומהן השאלות - על מנת להבטיח זרם נתונים קבוע שיאפשר לדעת האם עמדנו בתוצאה. ישנם כיום שירותי סקרים או פלטפורמות שאלונים (חלקן חינמיות) המאפשרות לאסוף מידע שכזה באופן שוטף. 

את נתוני התוצאות אנו ממליצים לשלב באתר תוכניות העבודה דרך Widget המציג את הנתונים לאורך זמן. במקביל, על מנת לפשט את הדברים, אנו ממליצים לסכם את נתוני המגמה ברמת הכותרת ("התקדמות חיובית" / "נסיגה לאחור" / "אין מידע") ובמשפט המתאר את הנתונים האחרונים שהתקבלו. 

מדידת תוכנית

מדידת התוכניות היא למעשה בדיקת העמידה שלנו בתפוקות להן התחייבנו. המדידה מחשבת את ממוצע העמידה ביעדים שהוגדרו בתוכניות ("סלילת 25 ק"מ שבילי אופניים") - כך שניתן לייצר נתון משוקלל. אנו ממליצים לאסוף ביחס לכל ווכנית גם מידע כמותי - אך גם מידע איכותני: 

1. דיווח כמותי על שיעור השלמת התוכניות: ממובילי התוכניות נבקש להגדיר באחוזים, אחת לחודש, את מידת ביצוע התוכנית שלו (מבלי להיכנס ל-Micro Management של המשימות הטקטיות השונות). 
2. דיווח על היקף התקציב שבוצע: בהתאם לבחירת המובילים ומנהלי האתר, לכל תוכנית מוגדר היקף תקציבי. שלב הדיווחים הוא השלב הנכון לבחון כמה מהתקציב אכן מומש (בין אם דרך רישום התחייבות ובין אם דרך תשלום בפועל). 
3. דיווח איכותני על חסמים מרכזיים: לצד הדיווח הסטטיסטי, נציע למובילי התוכניות לכתוב באופן פתוח את החסמים המרכזים שהם מזהים באותו חודש ביחס לתוכנית, על מנת למנוע עיכובים, ולאפשר למנהלים הבכירים לנקוט פעולה יזומה. 
4. דיווח איכותני על פעולות והישגים: הדבר המרכזי החשוב לנו בתהליך המעקב הוא מתן האפשרות למובילי התוכניות לכתוב בצורה פתוחה את הפעולות שעשו החודש ואת ההישגים המרכזיים עליהם הגיעו, כדי שיזכו להכרה ולתודה עליהם. 

המשמעות המעשית היא שניתן להזין במהירות דיווח על מצב הביצוע של תוכנית - ולסיים את הליך העדכון כולו בדקות ספורות. לצד הפחתת "הנטל הבירוקרטי" - חשוב לייצר בתהליך גם ערך של ממש, בדמות מענה מהיר לחסמים או מתן הכרה והוקרה דרך פרסום העדכונים בקהלים רלוונטיים. 

איזה התראות צריך?

אנחנו מאמינים שנכון להשקיע בדרך הצגה מדויקת וקצרה של תוצרי הדיווחים השונים, כך שייתנו תמונה תכליתית של האופן בו הארגון מתקדם לקראת השגת התוצאות שלו. מכאן, שלצד מידת היישום של התוכניות השונות ומצב השגת התוצאות, המערכת שפיתחנו "מרימה דגל אדום" בשלושה מצבים שונים:

• דיווח על חסם. כאשר מוביל תוכנית ביקש לדווח על חסם בתהליך העבודה שלו, נכון לשקף את ההתראה בפני מובילי התוצאה ומובילי הארגון. התראה שכזו מועברת כמובן באופן פרטי לעיניהם ולעיני מנהלים מקבילים, אך לא לכלל המבקרים באתר. 
• דיווח על עיכוב צפוי.  כאשר אחוז ההשלמה של תוכנית נמוך ביחס לזה המצופה באותה נקודת דיווח, נכון לשקף שצפוי עיכוב בלוח הזמנים שהוגדר מראש. מובילי התוכנית יכולים לעדכן את מועד הסיום, או להניח שיצליחו לפתור בהמשך את העיכוב בלוחות הזמנים. 
• דיווח על אי-דיווח. נכון להגדיר מראש כמה פעמים בשנה יתבצע סבב מעקב אחר יישום תוכניות העבודה. כך למשל, כאשר יוגדרו 4 דיווחים שנתיים, נפנה למנהלים אחת ל-3 חודשים לצורך בקשת עדכונים. התראת אי-דיווח רלוונטית לאלו שנמנעו מלעדכן. 

אנו ממליצים להקדיש מחשבה לסוגיית מימוש התקציב. בגופים ציבוריים רבים, קצב מימוש התקציב (בנקודת ביצוע ההתחייבות ובנקודת התשלום) - אינו רלוונטי לשאלת היישום של התוכנית עצמה. ואולם, תמיד נכון לראות את היקף מימוש התקציב ביחס לתוכניות השונות.