איך נכון שייראה תהליך לגיבוש תוכנית עבודה ארגונית, כך שיביא ערך?
משרדי ממשלה ורשויות מקומיות מגבשים תוכניות עבודה בתהליך דומה: מגדירים מטרות ויעדים, מבקשים מהיחידות השונות לשלוח תוכניות עם מדדים, ומאגדים הכל לכדי מסמך עב כרס וטבלת מעקב ארוכה. זה התהליך שהגדיר מדריך התכנון הממשלתי, שפורסם בשנת 2007.
אלא שהשיטה לא תמיד הוכיחה את עצמה. היא יצרה בירוקרטיה מוגזמת, הסיטה את תשומת הלב מהעיקר ולרוב לא הצליחה להניע חשיבה אסטרטגית בארגון. יש שראו בה "טקס שנתי" שחייבים לעשות. אחרים השקיעו זמן רב בהכנה, אך בנו גם "תוכנית מקבילה" ואיתה עבדו.
מכאן הצורך בעיצוב אחר של תהליך התכנון, כך פשוט, נגיש, ממוקד בתוצאות ומחובר לקהילה.
מה רוצים להשיג?
תהליך תכנון מוצלח מאפשר לארגון להגדיר תוצאות - ולהשיג אותן, דרך ביצוע התאמות במשאבים ובנהלים. למעשה, הנעת שינוי היא ההצדקה המרכזית לקיומו של התכנון. לשם כך, אין צורך באקסלים ארוכים שאיש לא קורא, או במאות מדדים. יש צורך במספר דברים אחרים:
הגדרת תוצאות: נכון להגדיר 5-10 מדדי תוצאה מרכזיים, במונחי קהל היעד אשר אין לנו יכולת לשלוט בהם, ולמקד את הארגון בשינויים הנדרשים כדי לממש אותם.
מיקוד במועילות: לאחר שהגדרנו תוצאות, עלינו להבין "מה עובד", להגדיר מה עשינו ומה נעשה אחרת, ולהתמקד בתוכניות אשר צפויות להביא תוצאות. ורק בהן.
סינכרון ארגוני: על מנת לממש שינויים בתקציבים ובנהלים, עלינו להבטיח שהגורמים השונים בארגון פועלים כולם באותו כיוון, ולא בכיוונים הפוכים.
המשמעות המעשית היא שתוכנית העבודה הארגונית יכולה להיות קצרה מאוד. במקום עשרות עמודים ומאות שורות אקסל - 3-5 עמודים לכל היותר. לא צריך לכתוב הרבה כדי להגדיר מה מדדי התוצאה שלנו, ומהן התוכניות האפקטיביות ביותר.
מה השלבים המרכזיים?
לפני שמתחילים את תהליך גיבוש תוכנית העבודה הארגונית, נכון להבין מהם השלבים המרכזיים בתהליך. אלה השלבים שאנחנו מציעים, לאורם פיתחנו את הפלטפורמה הטכנולוגית שלנו:
גם מדריך תוכניות העבודה המובא בפניכם מחולק בהתאם לשלבים הללו - הגדרת תוצאות, גיבוש כיווני שינוי, כתיבת תוכניות ודיווח הישגים. ההבדל המשמעותי הוא בהפיכת הסדר: מתחילים בהגדרת תוצאות, ורק לאחר מכן בוחנים איזה תוכניות נכון לתעדף. עד היום, בארגונים רבים, כל יחידה הציגה תוכנית משלה, וכל אלה קובצו לכדי תוכנית עבודה ארגונית.
מהי המתודולוגיה?
ישנם שלושה מרכיבים מתודולוגיים אשר אנו ממליצים לשלב בתהליך התכנון:
חשיבה תוצאתית: להגדיר כבר בתחילת הדרך לאן רוצים להגיע
גופים רבים מתנהלים על פי תשומות או תפוקות. המעבר לחשיבה תוצאתית מאפשר לבחון את הערך שנרצה לייצר לקהל היעד - ולשאול כיצד נכון להתאים את עבודתנו על מנת למקסם זאת. עקרונות החשיבה התוצאתית עוגנו ב-OECD, ב-GPRA האמריקאני ובמדריך התכנון הישראלי: תוצאה משקפת שינוי במונחי משתמש הקצה (העיר, לא העירייה); היא אינה ניתנת לשליטה מלאה שלנו (גם אם ניתן להשפיע עליה אם נבחר באסטרטגיה נכונה); והיא מהווה תכלית ולא אמצעי. מהתוצאות - גוזרים לאחור תפוקות (מה עושים?) ואבני דרך (איך נערכים?).
שתי שכבות תכנון: להשקיע יותר זמן בחשיבה - ולא בבירוקרטיה
אנו מציעים מתודולוגיה המבוססת על שתי שכבות תכנון: שכבת התוצאות ושכבת התוכניות. שכבת התוצאות מגדירה את השינוי במונחי קהל היעד (תושבים, אזרחים, ארגונים), בעוד שכבת התוכניות מגדירה את השינוי במונחי הארגון (משרד ממשלתי, עירייה או עמותה).תוכנית תוגדר כמונחים תפוקתיים (למשל: פתיחה של X מרכזים חדשים), וניתן יהיה לעקוב אחר שיעור הביצוע שלה באחוזים. אנו מוותרים מתוך החלטה מודעת על הירידה לרמה השלישית, המשקפת את המשימות הפרטניות, אותן נכון לנהל בתוכנת ניהול משימות, ולא כחלק מאסטרטגיה.
מיקוד ב"אבנים הגדולות": להתמקד במה שחשוב, ולהשיג שינוי
אנו מאמינים בתוכנית עבודה ממוקדת, המשקפת את המרכיבים המרכזיים החשובים ביותר לארגון ולעומדים בראשו. קל לייצר תוכניות עבודה של מאות עמודים, המכילות את כלל הפעילויות, המשימות והתוכניות של מאות היחידות הארגוניות השונות. התלמוד מביא הסבר נרחב לשאלה "מנין שכל המוסיף גורע" (סנהדרין כט, ע"א). הדבר דומה גם בעולמות האסטרטגיה והתכנון: אנו סבורים שנכון להתמקד בתוצאות המרכזיות שהארגון מעוניין להשיג, ולגזור מהן תוכניות מרכזיות. ככל שהמערכת תהיה ממוקדת יותר, כך יגדל הסיכוי להצלחה.
מה כדאי להכין?
טרם יוצאים לדרך, אנו ממליצים להכין מספר דברים:
מתווה תהליך: מסמך קצר המתאר את התהליך כולו (ראו דוגמא). המסמך מתאר מה עושים, מול איזו קבוצה ובאיזה מועד, כך שהתהליך כולו יהיה מנוהל ומאורגן.
תבניות לעבודה: ריכוז התבניות (Templates) לכתיבת מדדי תוצאה, כיווני שינוי ותוכניות עבודה. התבניות מובאות כאן לשירותכם, בקובץ Google Doc אותו ניתן לשכפל.
מכתב הנחייה: אנו ממליצים שהתהליך יתחיל במכתב הנחיה מהמנכ"ל (תבנית לדוגמא), אשר יגדיר את לוח הזמנים, את השלבים השונים ואת הדגשים לתוכנית העבודה השנה.
מול מי כדאי לעבוד?
לצד המנכ"ל, ראש העיר או השר, ישנם כמה קבוצות שנכון לאפיין ולתכנן מראש את העבודה איתם:
צוות העוזרים
צוות העוזרים של ראשי המינהלים או הסמנכ"לים, האמונים על גיבוש תוכניות העבודה. הם הצוות שיפעיל את התהליך במינהלים השונים, ומכאן חשיבות המעורבות שלו בשלב מוקדם.
פורום המובילים
פורום המובילים הכולל את ראשי וראשות המינהלים או הסמנכ"לים, הכפופים ישירות למנכ"ל. הם הפורום הנדרש לגיבוש מדדי התוצאה הארגוניים ולחלוקת האחריות על הובלת התוצאות.
כותבי התוכניות
כותבי התוכניות, המהווים לרוב את דרג הניהול השלישי בארגון (הכולל כ-100-150 אנשים), הם אלה הנדרשים בכתיבת תוכניות העבודה ובהצגתם.
צוות מפעיל
הצוות המפעיל הוא הצוות המצומצם המפעיל את המהלך כולו, אותו יוביל לרוב סמנכ"ל האסטרטגיה או יועצת המנכ"ל, ובו יהיו גם אנשי תקציבים וגזברות.
איך נראה מתווה התהליך?
על בסיס כל אלה, אנו ממליצים לגבש מתווה אשר יגדיר מה עושים, עם מי ומתי. במרכזו - הצורך להקדים את שלב הגדרת התוצאות לשלב גיבוש תוכניות העבודה עצמן, לצד סינכרון התכנון והתקצוב:
הגדרת תוצאות
יוני: גיבוש מדדי התוצאה הארגוניים אשר סביבם תתמקד תוכנית העבודה
1/6 - צוות העוזרים: מפגש ראשוני עם הסבר על לוח הזמנים ומבנה התהליך.
7/6 - מכתב הנחיה: הפצת מכתב המנכ"ל לכל יחידות העירייה עם לוח הזמנים לתהליך כולו.
12/6 - פורום המובילים: סדנת אסטרטגיה וחשיבה ראשונית על מדדי התוצאה לשנה הבאה.
14/6 - אתר התייעצות: ניהול התייעצות פתוחה על מדדי התוצאה שנכון להגדיר.
20/6 - פורום המובילים: דיון הנהלה סביב מדדי התוצאה לשנה הבאה.
30/6 - מנכ"ל וראש עיר / שר: אישור מדדי התוצאה לשנה הבאה.
גיבוש כיווני שינוי
יולי: גיבוש כיווני השינוי שיעצבו את תוכניות העבודה ("מה עובד"?)
5/7 - מפגשי הכנה עם מובילי התוצאות לצורך הסברת סוגיית כיווני השינוי ובניית מתווה עבודה.
15/7 - אתר ההתייעצות: פתיחת התייעצויות סביב מדדי התוצאה המרכזיים ("איך נביא תוצאה?").
20/7 - כותבי התוכניות: יום דיונים רחב להצגת מדדי התוצאה ודיון על כיווני השינוי האפשריים.
27/7 - המנכ"ל: מפגשים עם מובילי התוצאה לצורך אישור כיווני השינוי האסטרטגיים המרכזיים.
30/7 - פורום המובילים: הגדרת כיווני שינוי ועדכון עמודי התוצאה באתר התוכניות העירוני.
כתיבת תוכניות
אוגוסט-ספטמבר: כתיבה ואיסוף תוכניות, וגיבוש מסגרות התקציב לפי יחידות
10/8 - כותבי התוכניות: שליחת הזמנות לאתר התוכניות לצורך הצעת תוכניות לכל מדד תוצאה.
15/9 - כותבי התוכניות: מועד אחרון להעלאת תוכניות עבודה לאתר התוכניות העירוני.
20/9 - צוות העוזרים: מפגש הדרכה לצורך הכנת תהליך התיעדוף של תוכניות העבודה.
תקציב ותיעדוף
ספטמבר-אוקטובר: דיוני התקציב ותיעדוף תוכניות העבודה
16/9 - סמנכ"ל התקציבים: העברת ההצעות לתוכניות לצורך הכנת דיוני התקציב.
30/9 - המנכ"ל: החלטה על מסגרות תקציב ליחידות, בהתאם לתיעדוף התוצאות והתוכניות.
1/10 - פורום המובילים: תחילת דיוני התקציב מול אנשי התקציבים, לגיבוש סדרי עדיפויות.
30/10 - המנכ"ל וסמנכ"ל התקציבים: השלמת טיוטת תקציב ראשונה והצגתה לראש העיר.
30/10 - פורום המובילים: השלמת טיוטת תוכנית עבודה ראשונה והצגתה למנכ"ל ולראש העיר.
עיבודים אחרונים
נובמבר: השלמת אתר תוכניות העבודה הדיגיטלי והפצת טיוטת התקציב
5/11 - פורום המובילים: אישור / דחיית תוכניות שהוצעו, והעלאת עמוד אינטרנטי לכל תוצאה.
15/11 - העברה לאישור הפורומים השונים של ספר התקציב ואתר תוכניות העבודה.
אישור והצגה
דצמבר: השלמת התוכנית וספר התקציב ואישורם הרשמי
1/12 - אירוע הצגת תוכנית העבודה הארגונית לשנה הבאה.
31/12 - אישור ספר התקציב בפורומים המתאימים (מועצת העיר, ממשלה, כנסת).
איך מתקשרים התהליך?
אחד האתגרים הגדולים בתהליך התכנון הוא תיקשור התהליך החוצה - גם למובילי התוצאות, גם לכותבי התוכניות וגם לארגון כולו, אשר יידרש ליישם את התוכנית מיד לאחר גיבושה. הנה כמה רעיונות:
מיתוג ייעודי: ניתן לייצר שפה עיצובית ייעודית , כולל לוגו, ניירת, מחברות ובאנרים, אשר תלווה אותו מתחילתו (מפגשי תוצאות) ועד סופו (השקת התוכנית והאתר). כך עשו בעיריית אשדוד:
סרטון הסברה: ניתן להפיק או להשתמש בסרטון אנימציה קצר אשר יאפשר להסביר את המושגים השונים לקבוצות השונות במשרד, לכל אורך הדרך, כפי שעשה משרד החינוך:
אתר אינטרנטי: אחד מהיתרונות לקיומו של אתר עירוני לתוכניות עבודה הוא היכולת לתקשר דרכו את מדדי התוצאה ואת עיקרי התוכניות לארגון כולו. כך זה נראה בפועל:
.jpeg)
