ניהול האתר

יצירת אתר חדש

כל אחד יכול לפתוח אתר התייעצות חדש דרך עמוד הבית של תובנות. יש להזדהות באמצעות רשת חברתית או כתובת דואר אלקטרוני, להגדיר את מטרת התהליך הראשון שלך, לקבוע את הגישה אליו - ולצאת לדרך:

מה צריך כדי לפתוח אתר חדש

הפרטים שלך. שמך וכתובת הדואר האלקטרוני שלך יאפשרו לנו לשלוח עדכונים ביחס לאתר ולתהליכים השונים שינוהלו בו  על ידך. אין מה לדאוג! הפרטים לא יועברו לאף גורם אחר ונשתמש בהם אך ורק לצורך הפעלת האתר שלך.

מטרת התהליך. בפתיחת האתר, ייפתח גם תהליך ההתייעצות הראשון בו. אנו ממליצים ששם התהליך יהיה קצר (3-4 מילים לכל היותר) וישקף את התוצאה הנדרשת ממהלך השינוי (הגדלת הכנסות, הקטנת נטישה וכו').

הגישה לתהליך. תהליך פתוח יאפשר לכולם להיכנס אליו לאחר השקתו (רק לאחר הגדרת השאלה והרקע, נבקש ממך  להשיק אותו). תהליך סגור למוזמנים בלבד יאפשר רק למשתתפים שהזמנת לתהליך להיכנס אליו.

סוג הארגון המתייעץ. סוג הארגון יאפשר לנו להתאים את תחומי ההתייעצות ושאלות ההתייעצות המוצעות לעולם התוכן המקצועי שלך. במידה ולא יוגדר סוג הארגון, המערכת תתייחס אליו כ"אחר".

שם הארגון והתפקיד שלך. שם הארגון יוצג באתר ובכל ההודעות שיישלחו ממנו. בנוסף, שם הארגון יקבע גם את שם האתר ("אתר ההתייעצות של... "). ניתן תמיד לשנות את שם הארגון בהמשך.

לאחר פתיחת האתר, המערכת תבקש ממך להגדיר את שאלת ההתייעצות הראשונה שלך, כמפורט בפרק תכנון התהליך.

ממשקי ניהול האתר

אתר ההתייעצות שלך מחולק לשני ממשקים. ממשק המשתמש מיועד למשתתפים באתר ובתהליכים השונים. הממשק יוצג באופן זהה למנהלי התהליך ולמשתתפים, אם כי חלק מהאפשרויות יוצגו למנהלים בלבד (למשל האפשרות להחליף תמונה או לערוך את דברי הרקע לתהליכים השונים). ממשקי הניהול יוצגו למנהלים בלבד, ומשתתפים רגילים לא יוכלו להיכנס אליהם. באתר ישנו ממשק לניהול האתר - וממשק נפרד לניהול כל אחד מהתהליכים:

מעבר מממשק המשתמש לממשק הניהול: המעבר בין הממשקים נעשה באמצעות עמידה על כפתור "ממשק המשתמש" ובחירה באפשרות "ממשק הניהול". תפריטי האתר יופיעו לך בראש העמוד. ניתן תמיד לחזור בחזרה אל ממשק המשתמש באותה צורה.

Close

מעבר מממשק ניהול האתר לממשקי ניהול התהליכים: עם הכניסה לאחד מממשקי הניהול, ניתן לדלג בין ממשקי ניהול האתר לבין ממשקי ניהול התהליכים השונים באמצעות לחיצה על תפריט ה"תהליכים" המופיע בראש העמוד.

Close

התהליכים באתר

מנהלי האתר יכולים לנהל את כלל התהליכים המתקיימים במסגרתו, במסגרת עמוד "מבט על" בממשק ניהול האתר:

תהליכים מוצגים. התהליכים שיוצגו בראש העמוד (עם תמונת התהליך) הם אלו שיוצגו לכל המשתתפים בעמוד הראשי של האתר. ניתן להציג או להסתיר תהליכים על ידי לחיצה על סימן ה"כוכב" בטבלת התהליכים שבתחתית העמוד. במידה ותהליך מוצג סגור למוזמנים בלבד - רק המוזמנים יוכלו לראות אותו. כברירת מחדל, כל תהליך חדש באתר יוצג בעמוד הראשי מיד עם פתיחתו לתשובות חדשות, וכל תהליך שהסתיים ועבר לארכיון יוסר מהעמוד הראשי.

טבלת התהליכים. בטבלה שבתחתית העמוד יוצגו כל התהליכים שנפתחו באתר, למעט תהליכים שנמחקו). בטבלה ניתן לסמן בכוכבית תהליך על מנת להציג אותו למשתמשים בעמוד ראשי, לסגור את התהליך למוזמנים בלבד, למחוק אותו או לארכב אותו (דרך סימן ההגדרות שבצד שמאל בטבלה).

סינון תהליכים. בטבלה שבתחתית העמוד ניתן להציג תהליכים מסוגים שונים. "תהליכים פעילים" הם תהליכים בשלבי "שואלים", "מעבדים" ו"מחליטים" (תהליכים במצב "טיוטה" או תהליכים במצב "הושלם" לא יופיעו בסינון זה). בטבלה ניתן גם להציק תהליכים שנמחקו, שהושעו, שאורכבו או שנמצאים בשלבי הכנה.

כאשר מנהלי אתר נכנסים לאחד מתהליכי ההתייעצות המנוהלים בו, הם יוגדרו כמשתתפים בתהליך (במידה והוא סגור למוזמנים בלבד) וכמנהלי תהליך (במידה וינסו להיכנס לאחד ממשקי הניהול).

שאלות ותשובות

בפתיחת אתר חדש - מדוע צריך לבחור  בסוג הארגון?

על מנת להתאים את האתר עבורך. כך למשל, כאשר נפתח תהליך חדש, יוצעו לך שאלות התייעצות המותאמות לך. מהניסיון למדנו ששאלות הרלוונטיות לחברה עסקית (הפונה למשל ללקוחות ולספקים) אינן בהכרח רלוונטיות למשרד ממשלתי (העשוי לפנות לעמותות ואזרחים). תחומי ההחלטה של קהילת חברים אינם דומים לאלה של רשות מקומית.

Close

האם ניתן לפתוח אתר כאדם יחיד ללא ארגון מאחורי?

טכנית - הדבר אפשרי, אך אנו לא ממליצים לעשות זאת. אנו רוצים לאפשר למנהלים של ארגונים לקבל החלטות על בסיס ייעוץ מבעלי העניין שלהם. האתר לא נבנה עבור יחידים המבקשים לעשות זאת מטעם עצמם.

Close

איך נקבע מה תהיה כתובת (Domain) אתר ההתייעצות שלי?

במידה ופתחת את האתר בעברית, הכתובת תורכב ממספר אקראי, לצד מתחם תובנות (XXX.Insights-Israel.com). במידה ושילמת על כך, ניתן יהיה בהמשך לשנות את כתובת האתר דרך ממשקי הניהול באתר.

Close

פתחתי אתר עם דואר אלקטרוני, אבל לא קיבלתי שום דואר אלקטרוני.

עם פתיחת האתר, אמורה להישלח אליך הזמנה לכניסה. להלן הצעדים שיש לעשות אם לא קיבלת כל הודעה:

בדיקה חוזרת. האם חיפשת את ההודעה גם בספריית דואר הזבל שלך? במידה והיא שם, יש להוסיף את הכתובת  ממנה נשלחה אל רשימת הכתובות הבטוחות כדי למנוע מקרה דומה בעתיד.

עדכון כתובת באתר. במידה וטרם התנתקת מהאתר, יש ללחוץ על התמונה המופיעה בצד שמאל למעלה ולהיכנס  לעמוד האישי שלך באתר. שם, יש לעדכן את כתובת הדואר האלקטרוני שלך.

ניסיון התחברות נוסף. לאחר עדכון כתובת הדואר האלקטרוני, אנו ממליצים לפתוח חלון נסתר בדפדפן (Ctrl+Shift+N בדפדפן מסוג Chrome או Ctrl+Shift+P בדפדפן מסוג Explorer) ולנסות להתחבר מחדש.

יצירת קשר. במידה ואף אחד מהצעדים לא עזר, יש ליצור איתנו קשר באמצעות הדואר האלקטרוני (support@insights.uss). אנו נבדוק את הנושא במערכות שלנו ונחזור אליך.

Close

גישה והרשאות

ניתן לשלוט באופן מלא בגישה לאתר ולתהליכים השונים המנוהלים בו, ולתת הרשאות ניהול או הפעלה למשתמשים נוספים לבחירתך. עם פתיחת האתר, הוא יוגדר כ"פתוח לכולם", והמשתמש היוצר יוגדר כמנהל האתר.

שינוי הגישה לאתר

באתר ניתן לנהל מספר תהליכים שונים. לכן שצמצום הגדרות הגישה לאתר - ישפיע על כלל התהליכים בו. במידה והאתר סגור למוזמנים בלבד, לתהליכים יוכלו להיכנס רק משתתפים הרשומים באתר (ורק מנהלי ומפעילי אתר יוכלו להזמין אותם). כדי לשנות את הגדרות הגישה לאתר, יש יש להיכנס לממשק ניהול האתר (באמצעות לחיצה על המילים "ממשק משתמש" המופיעות בראש האתר בצד ימין, ואז בחירה ב"ממשק הניהול"). בתוך ממשק הניהול, יש לעבור לתפריט "הגדרות". 

ישנן שלוש הגדרות גישה אפשריות לאתר:

פתוח לכולם

כל המשתמשים יוכלו להיכנס לאתר, ללא צורך ברישום. זוהי האפשרות היחידה האפשרית לאתרים שאינם בתשלום, והיא ברירת המחדל המוגדרת בפתיחת אתר חדש (גם אם התהליך עצמו יהיה סגור למוזמנים בלבד).

מוזמנים בלבד

רק משתמשים שהוזמנו על ידך יוכלו להיכנס לאתר. המשתמשים כולם יופנו לעמוד כניסה המבקש מהם להזין כתובת דואר אלקטרוני. כתובות שלא יהיו במערכת לא יורשו להיכנס כלל.

חובת הרשמה

המשתמשים יוכלו להיכנס לאתר לאחר שנרשמו אליו עם כתובת הדואר האלקטרוני שלהם או חשבון של רשת חברתית, ואישרו את תנאי השימוש. המשמעות: אין כניסה למשתמשים אורחים.

מינוי בעלי תפקידים

ישנם שלושה תפקידים שונים אליהם ניתן למנות משתתפים באתר, דרך עמוד ההגדרות בממשק ניהול האתר:

מנהלי אתר. למנהלים יש הרשאות מלאות לכל הנעשה באתר: הם יכולים למנות מנהלים אחרים, לשנות את הטקסטים והתמונות באתר, לסגור ולפתוח תהליכים שונים, להתמנות למנהלי התהליכים, לסגור ולפתוח את האתר כולו ולשלוח עדכונים שונים למשתמשים. זוהי ההרשאה הגבוהה ביותר האפשרית באתר. מקים האתר יוגדר כמנהל הראשון שלו.

מפעילי אתר. למפעילים יש אפשרות לפתוח תהליכים חדשים באתר. הם אינם יכולים לשנות את הגדרות האתר, אך ביכולתם לעיין ברשימות המשתתפים בו, להזמין משתתפים חדשים ולשלוח עדכונים לכלל המשתתפים.

מנהל הארגון. מנהל הארגון יוצג בעמוד הבית של האתר ובהזמנות שיישלחו למשתתפים. זהו תפקיד סימלי: במידה וראש הארגון לא מוגדר גם כמנהל אתר, אין לו כל הרשאות מיוחדות. מקים האתר יוגדר כמנהל הארגון כברירת מחדל.

ביצוע הפעולות באתר

מינוי בעלי תפקידים. מינוי בעלי תפקידים באתר נעשה באמצעות כניסה לממשק ניהול האתר, בחירה ב"הגדרות" שבתפריט העליון ובחירת המשתתפים הרלוונטיים. באותו ממשק, ניתן גם לבטל הרשאות שניתנו למשתתפים בעבר. מטעמי אבטחת מידע, לא ניתן לבטל את הרשאת הניהול למי שיצר את האתר.

Close

שינוי הגדרות הגישה. שינוי הגדרות הגישה לאתר נעשה באמצעות כניסה לממשק ניהול האתר, בחירה ב"הגדרות" שבתפריט העליון ובחירה באחת משלוש האפשרויות: אתר פתוח לכולם, אתר סגור למוזמנים בלבד או חובת רישום. על מנת לשנות את הגדרות הגישה לתהליכים, יש להיכנס לממשק ניהול התהליך הרלוונטי.

Close

שאלות ותשובות

אם האתר סגור למוזמנים בלבד, איך אוכל להזמין אנשים לתהליך שלי?

עליך להיות מוגדר כמנהל/ת או כמפעיל/ת האתר על מנת להזמין אנשים לאתר או תהליכים הסגורים למשתתפים בלבד. על מנת להתמנות לתפקיד, יש ליצור קשר עם מנהל/ת האתר על מנת שימנה אותך בממשק הניהול המתאים.

Close

האם משתמשים יכולים להזמין לאחר משתתפים אחרים?

במידה והאתר סגור למוזמנים בלבד, משתתפים אינם יכולים להזמין משתתפים אחרים. במידה והאתר פתוח לכולם או מחייב רישום, המשתתפים יוכלו לעשות זאת באמצעות ווידגט אשר יוצג להם בחלק מעמודי האתר. משתמש אשר יוזמן לתהליך יקבל הזמנה ייעודית מהאתר.

Close

מיניתי מנהלת אתר חדשה. מה קורה עכשיו?

לאחר שהזנת את פרטי המנהלת החדשה, תישלח אליה הודעת דואר אלקטרוני אישית, המעדכנת אותה על המינוי ומציגה בפניה את האפשרויות החדשות העומדות לרשותה. עם הכניסה לאתר, תתבקש המנהלת לאשר את תנאי השימוש בו ותקבל גישה לכלל ממשקי הניהול.

Close

איך המידע מהאתר שלי הגיע לגוגל?

כאשר האתר פתוח לכולם, מנועי החיפוש השונים (דוגמת גוגל ופייסבוק) מקלבים גישה לכלל מידע הקייים בו. במידה והאתר סגור למוזמנים בלבד או מחייב רישום, המידע על התהליכים הקיימים בו והתשובות השונות שניתנו לא יוצג באינטרנט. ניתן יהיה לשתף את הקישורים השונים בפייסבוק, אך גם שם המידע שיימסר יהיה חלקי

Close

ניהול הקהילה

קהילת המשתתפים באתר שלך הוא הנכס המרכזי ביותר שיש בו. הקהילה היא בסיס הידע והשותפות לכל מהלך שינוי שהארגון יוביל, והיא שנותנת לך את היכולת להבין מה עובד - ולממש זאת. על מנת להיכנס לממשק ניהול הקהילה, יש לעבור לממשק ניהול האתר ולבחור ב"קהילה". מכאן, תוצג בפניך רשימת החברים המלאה.

איך מרחיבים קהילה

ישנן דרכים שונות להרחיב את הקהילה שלך באמצעות האתר. כל אחת מהדרכים רלוונטית גם להזמנת משתתפים לתהליך התייעצות בודד המתנהל באתר. ואולם, תמיד ניתן להגדיל את הקהילה ללא קשר לתהליך בודד:

דרך תהליכים שמייצרים עניין. המטרה היא אינה לנהל קהילה לשם ניהול הקהילה, אלא לייצר כוח המסייע לך לקבל החלטות טובות וישימות יותר. ככל שההחלטות שיובאו להתייעצות הן חשובות יותר, כך התמריץ להשתתף גדול יותר.

דרך העלאת רשימות משתתפים. ניתן להעלות את שמות המשתתפים וכתובות הדואר האלקטרוני שלהם לאתר, ולשלוח להם הזמנה ובה רשימת כלל תהליכי קבלת ההחלטות המתנהלים כעת.

דרך שיתוף ברשתות חברתיות. ניתן לשתף את כתובת האתר ברשתות החברתיות ולהזמין גולשים להיכנס לאתר ולקחת חלק בתהליכים המתנהלים במסגרתו. ניתן גם לשלם על קידום ממומן של האתר דרך הרשתות.

דרך פרסום באתר האינטרנט שלך. ניתן להציג "פופ אפ" לכל מי שייכנס לאתר האינטרנט של הארגון שלך, אשר יזמין אותו לסייע לך בקבלת החלטות. ניתן גם לשלב באנרים ובהם לוגו אתר ההתייעצות וקישור ישיר אליו.

דרך שימוש ביחסי ציבור. עצם קיומו של האתר עשוי לעניין את אמצעי התקשורת המקומיים והארציים. ניתן להודיע בתקשורת על החלטות אשר יתקבלו בלעדית דרך האתר, ובכך לייצר תשומת לב ציבורית לנעשה בו.

בפרק "הזמנת משתתפים" ניתן לראות את כלל הערוצים דרכם ניתן להזמין משתתפים לתהליכים שונים באתר.

ביצוע פעולות

הוספת משתתף. בחירה באפשרות הוספת משתתף תאפשר לך להזין את שמו, תיאורו, מספר הטלפון וכתובת הדואר האלקטרוני שלו, ולצרף אותו לאתר. במידה ובחרת באפשרות לשלוח למשתתף הזמנה בדואר אלקטרוני, הזמנה שכזו תישלח עם קישור ישיר לכניסה.

Close

שינוי פרטים אישיים. ניתן לשנות את מרבית הפרטים של המשתתף דרך טבלת המשתתפים בקהילה כולה. בעמידה על השדה עצמו, יופיע עיפרון. לאחר הלחיצה עליו ייכנס השדה למצב "עריכה". כך ניתן לשנות שם, תפקיד, דואר אלקטרוני ומספר טלפון.

Close

מחיקת משתתפים. לאחר סימון של משתתף אחד או יותר, ניתן למחוק אותו מהאתר באמצעות לחיצה על "מחיקה". במידה ומדובר באתר סגור למוזמנים בלבד, המשתתף לא יוכל עוד להיכנס אליו. במידה ומדובר באתר פתוח לכולם, ניתן יהיה להירשם אליו מחדש.

Close

בעתיד, ניתן יהיה באמצעות ממשק ניהול הקהילה לייצא ולייבא משתתפים באמצעות קובץ Excel, לשלוח אליהם עדכונים והודעות מהאתר בהתאם למשתנים שונים ולעדכן באופן מרוכז את פרטיהם האישיים. במידה ורישיון השימוש שלך כולל אפשרויות אלה, יש לפנות אלינו על מנת שנבצע פעולות אלה עבורך כעת.

שאלות ותשובות

מתי משתתף יופיע ברשימת המשתתפים באתר?

המשתתף יופיע ברשימתה משתתפים באתר או לאחר שאחד ממנהלי האתר או התהליכים רשמו אותו (גם אם לא שלחו אליו הזמנה) או לאחר שנכנס לאתר וביצע בו פעולה כלשהי (גם אם לא מסר את פרטיו). כך למשל כאשר משתתף תומך בתשובה או מוסיף תשובה, גם אם לא מסר את פרטיו לאתר, הוא עדיין יירשם אליו כאורח.

Close

מה קורה עם תשובות של משתתפים שנמחקו?

גם אם המשתתף נמחק מהאתר, תשובותיו בתהליכים השונים עדיין יופיעו בו, אלא אם כן נמחקו או הושעו. יחד עם זאת, התשובות יוצגו ככאלה שניתנו על ידי "אורח", ללא שניתן יהיה לראות את שמו ופרטיו האישיים של המשתמש שנמחק.

Close

איך מזמינים את כל משתתפי האתר לתהליך חדש?

יש ליצור עימנו קשר באמצעות הדואר האלקטרוני, ואנו נדאג להזמין את כל המשתתפים לתהליך החדש.

Close

האם כל משתתף שיוזמן לאתר יקבל הודעה בדואר אלקטרוני?

זוהי בחירה שלך. כאשר מזמינים משתתף חדש לאתר, ניתן לבטל את הסימון בתיבה "שליחת הזמנה בדואר אלקטרוני" המופיע במסך. במידה והסימון בוטל, לא תישלח כל הודעה למשתמש החדש, אך הוא יוכל להתחבר לאתר.

Close

האם ניתן לשלוח הודעה למשתמש בודד?

לא באמצעות האתר. המערכת שלנו נבנתה על מנת לאפשר לך לנהל את הקהילה ולתקשר איתה ("אחד על רבים"). יחד עם זאת, במידה ומשתתף הוסיף תשובה בתהליך כלשהו, ומשתתפים אחרים (או מנהלי האתר) הגיבו לו - המשתתף יקבל עדכון אישי על התגובה, כולל את תוכן הדברים שנכתבו לו.

Close

הגדרות האתר

ישנן הגדרות שונות לאתר אשר ניתן לשנות דרך מעבר לממשק הניהול, ומשם לתפריט "הגדרות האתר".

שם האתר, פרטי הארגון ושם השולח: ניתן לשנות את שם האתר (המופיע באתר עצמו, בהודעות דואר אלקטרוני שונות ובמנועי החיפוש באינטרנט), את שם הארגון וכתובת אתר האינטרנט של הארגון שהאתר בבעלותו (המופיע בתחתית כל עמוד באתר ובהודעות דואר אלקטרוני שונות), ואת שם השולח (Nickname) בהודעות הדואר האלקטרוני שנשלחות בשם האתר למשתתפים השונים.

כתובת האינטרנט של האתר: במידה ויש לך מתחם אינטרנט (Domain) משלך, ורישיון השימוש שלך מאפשר זאת, ניתן להעביר את האתר לכתובת שלך. יש ליצור רשומת A Record אצל רשם הדומיין שלך אשר תפנה לשרתי תובנות, בכתובת 80.179.140.149. לאחר שבדקת שההפנייה עובדת - יש להזין את הכתובת החדשה (yoursay.YourDomain.com). חשוב: טעות בהגדרות יכולה להביא לירידת האתר שלך מהאוויר!!

תמונת רקע, סמליל וצבעים: ניתן להחליף את תמונת הרקע המופיעה באתר, כמו גם את הסמליל (הלוגו) המופיע בהודעות הדואר האלקטרוני ובראש האתר. יש להעלות תמונת רקע בגובה 720px ובברוחב 1280px, וסמליל (לוגו) בגובהה של 50px וברוחב של עד 300px.  ניתן גם להחליף את צבע התפריט, הסמלים והמלל בתפריט העליון באתר.

הודעת הפתיחה: ניתן להחליף את הודעת הפתיחה המופיעה בעמוד הראשי באתר, ובהזמנות שיישלחו למשתתפים.