ניהול התהליך

יצירת תהליך חדש

במידה ואין לך עדיין אתר התייעצות משלך, יש לפתוח אתר בקלות (ובחינם). כדי לפתוח תהליך באתר קיים, יש ללחוץ על כפתור  ה"חדש", להגדיר בקצרה את מטרת התהליך, לקבוע את הגישה אליו - ולצאת לדרך:

מיד לאחר שפתחת את התהליך, המערכת תבקש ממך להגדיר שאלת התייעצות, כמפורט בפרק תכנון התהליך.

שלבי התהליך

לכל תהליך קבלת החלטות המנוהל באתר יש מספר שלבים, המגדירים את האופן בו יוצג האתר למשתתפים:

משתתפים יכולים לראות החלטות?

משתתפים יכולים לראות תובנות?

משתתפים יכולים לבצע משימות?

משתתפים יכולים להוסיף תשובה?

משתתפים יכולים להיכנס לתהליך?

שלב בתהליך

טיוטה: זהו שלב הכנת התהליך, בו רק למנהלי התהליך יש גישה אליו. 
בשלב זה ניתן להגדיר שאלה, לכתוב רקע ולהעלות תמונות.

שואלים: לאחר פתיחת התהליך, משתתפים יכולים להוסיף תשובות ולבצע  משימות ניתוחיות שונות.

מעבדים: עם סגירת התהליך נסגר לתשובות חדשות, המשתתפים יקבלו  משימות ניתוחיות ויסייעו ביצירת תובנות משותפות.

מחליטים: ברגע בו אחד ממנהלי התהליך אישר את התובנות, המשתתפים  יוכלו לראות אותן ויקבלו אותן בדואר אלקטרוני.

הושלם: עם פרסום ההחלטות באתר על ידי אחד מהמנהלים, התהליך יגיע  אל סופו. הוא עדיין יישאר פתוח לצפייה בלבד.

ארכיון: העברת התהליך לארכיון תסיר אותו מהעמוד הראשי באתר, אך  עדיין ניתן יהיה להיכנס אליו עם קישור ישיר.

מחוק: תהליכים שנמחקו אינם זמינים לאיש, ולא ניתנים לאחזור.  משתתתפים שינסו להיכנס אליהם, יקבלו הודעת שגיאה.

אבני הדרך בתהליך

ישנן חמש אבני דרך בהם מנהלי התהליך מתבקשים להעביר אותו משלב אחד לשלב הבא: 

יצירת התהליך: מיד לאחר שמנהלי התהליך הגדירו את מטרת התהליך, יווצר תהליך חדש באתר, במצב "טיוטה". 

פתיחה לתשובות: עם הגדרת השאלה וכתיבת הרקע, מנהלי התהליך יעבירו את התהליך ממצב "טיוטה" למצב "שואלים". 

סגירת התהליך: כברירת מחדל, לאחר שבועיים מהרגע שנפתח, התהליך ייסגר לתשובות חדשות ויעבור לשלב "מעבדים".

אישור התובנות: עם השלמת עיבוד התגובות, יתבקשו מנהלי התהליך לאשר אותן ולהעביר את התהליך לשלב "מחליטים".

קבלת החלטות: מנהלי התהליך יוזמנו להזין לאתר את ההחלטות שקיבלו, ולהעביר את התהליך למצב "הושלם".

שאלות ותשובות

מדוע התהליך נסגר באופן אוטומטי לאחר שבועיים?

מהניסיון שצברנו עולה ששבועיים ימים הם פרק הזמן המיטבי להשלמת איסוף הידע מכלל השותפים. אנו ממליצים לך לתכנן היטב ומראש את ערוצי התקשורת עם קהלי היעד שלך, כמפורט בפרק הזמנת משתתפים. לאחר כשבועיים, רמת הנכונות של הגורמים השונים לקחת חלק יורדת, והתהליך מתחיל להתבדר. חשוב להימנע מכך.

כיצד מגדירים ומשנים את התאריכים של אבני הדרך?

מה קורה אם לא מאשרים את התובנות?

זה לא נעים, ולא הוגן עבור המשתתפים בתהליך אשר השקיעו זמן בתהליך. במידה ואף אחד ממנהלי התהליך לא יאשר את התובנות לאחר מספר תזכורות, התהליך ייסגר ללא תובנות, והמשתתפים לא יקבלו כל עדכון על מה שקרה עם הדברים שאמרו. גם אם יש מעט תשובות או תובנות, אנו ממליצים לאשר את התובנות ולעדכן את המשתתפים.

מה קורה אם לא מקבלים החלטות?

זה לא נעים, ולא הוגן עבור המשתתפים בתהליך אשר השקיעו זמן בתהליך. במידה ואף אחד ממנהלי התהליך לא יקבל החלטות לאחר מספר תזכורות, התהליך ייסגר ללא החלטות. המשתתפים לא יקבלו כל עדכון על מה שקרה עם הדברים שאמרו. גם אם התובנות אינן תורמות להחלטות, אנו ממליצים להסביר זאת למשתתפים. זה עדיף!

האם ניתן לדלג על שלבים?

הדבר אפשרי מבחינת טכנית, אך לא מומלץ. השלבים נקבעו על סמך מאות תהליכי קבלת החלטות ועל בסיס הידע שנצבר בעולם ביחס לאופן הנכון לנהל עבודת מטה משתפת. לדילוג בין שלבים יש משמעויות רבות ביחס לעדכונים שיישלחו למשתתפים ולמנהלי תהליכים, ולמידע שיוצג בעמודים השונים. אנו ממליצים לך שלא לעשות זאת.

גישה והרשאות

ניתן לשלוט באופן מלא ברמת הגישה של משתתפים לתהליך, בהתאם לרישיון השימוש שלך, ולמנות מנהלי תהליך נוספים.

מנהלי תהליך

למנהלי תהליך יש הרשאות מלאות לביצוע שינויים בתהליך. הם יכולים למחוק תשובות, לאשר תובנות, לקבל החלטות, לשנות את השלב בו נמצא התהליך, לעדכן טקסטים ותמונות, לסגור את התהליך למוזמנים בלבד או לשלוח הודעות שונות לכלל המשתתפים בתהליך. עם המינוי לתפקיד, מנהל התהליך יראה בסרגל העליון של האתר את הכפתור המאפשר לו לעבוד לממשק הניהול. המשתמש שפתח את התהליך יוגדר באופן אוטומטי כמנהל שלו, ויוכל למנות מנהלי תהליכים נוספים.

מינוי מנהל תהליך: ניתן למנות מנהל תהליך באמצעות כניסה לתהליך, מעבר לממשק הניהול ולחיצה על "הוספה" בטור שבצד שמאל. לאחר הזנת השם, האתר יציג לך משתמשים שכבר קיימים בשם זה. ניתן לבחור באחד מהם או להוסיף משתמש חדש. בהמשך, יש לקבוע האם לשלוח הזמנה בדואר אלקטרוני למנהל החדש.

ביטול הרשאות למנהל תהליך: ניתן לבטל מינוי של מנהל תהליך באמצעות כניסה לתהליך, מעבר לממשק הניהול ולחיצה על סימן ה-X המופיע לצד שמו של המנהל בטור שבצד שמאל. בפעם הבאה שמנהל התהליך יתחבר לאתר, ההרשאות שיינתנו לו הן של משתתף רגיל בתהליך.

מקבלי החלטות

בדומה לאופן בו ממנים מנהלי תהליך, ניתן גם למנות ולבטל את מינויים של מקבלי החלטות בתהליך. ניתן למנות עד שלושה מקבלי החלטות אשר יוצגו בעמודי התהליך. ברגע בו ממנים מקבל החלטות, הוא יוגדר באופן אוטומטי גם כמנהל תהליך. ניתן לבטל בהמשך את הגדרת המשתמש כמנהל תהליך, ולהשאיר אותו רק כמקבל החלטות.

מינוי מקבל החלטות: ניתן למנות מקבל החלטות באמצעות כניסה לתהליך, מעבר לממשק הניהול ולחיצה על "הוספה" בטור שבצד שמאל. לאחר הזנת השם, האתר יציג לך משתמשים שכבר קיימים בשם זה. ניתן לבחור באחד מהם או להוסיף משתמש חדש.

ביטול מינוי של מקבל החלטות: ניתן לבטל מינוי של מקבל החלטות באמצעות כניסה לתהליך, מעבר לממשק הניהול ולחיצה על סימן ה-X המופיע לצד שמו של מקבל ההחלטות בטור שבצד שמאל. השינוי בעמודי התהליך יהיה מיידי.

גישה לתהליך

כדי לשנות את הגדרות הגישה לתהליך, יש להיכנס לתהליך, לעבור לממשק הניהול ולבחור ב"הגדרות" בתפריט שבצד ימין. חשוב להבין שהגדרות האתר תמיד "גוברות" על הגדרות התהליך. אם האתר הוא למוזמנים בלבד, מי שלא הוזמן לאתר - לא יוכל להיכנס לתהליך, גם אם הוא פתוח לכולם. ביחס להרשאות הגישה לתהליך, ניתן לבחור בין שלוש אפשרויות:

פתוח לכולם

כל המשתמשים יוכלו להיכנס לתהליך באופן מיידי, ללא כל רישום. במידה והאתר סגור למוזמנים בלבד, התהליך יהיה פתוח רק למשתמשים שהוזמנו לאתר.

מוזמנים בלבד

רק משתמשים שהוזמנו על ידך יוכלו להיכנס לתהליך. אם האתר סגור למוזמנים בלבד, המשתמשים שלא הוזמנו לא יראו כלל את התהליך בעמוד הראשי.

חובת הרשמה

באתרים פתוחים לכולם, התהליך יוצג לכלל המשתמשים, אך אלו שירצו להיכנס אליו יתבקשו להירשם, לתת את כתובת הדואר האלקטרוני שלהם ולאשר את תנאי השימוש.

קבוצות ומשתתפים

שלב מרכזי בתכנון תהליך ההתייעצות הוא הגדרת קבוצות השותפים אליהם נכון לפנות (כמפורט בפרק תכנון התהליך). בעמוד ה"משתתפים" בממשק הניהול, ניתן להגדיר את הקבוצות השונות, לראות את כלל המשתתפים בתהליך ולהזמין משתתפים נוספים. הגדרת הקבוצות תאפשר להציג באופן יזום תשובות של משתתפים מקבוצות שונות זה לזה (על מנת למנוע חשיבה הומוגנית) ולהציג את התפלגות המשתתפים העומדים מאחורי כל תובנה על פי קבוצות.

ניהול קבוצות

הוספת קבוצה: הוספת קבוצה נעשית דרך ממשק ניהול התהליך. יש להיכנס לתהליך, לעבור לממשק הניהול, להגיע לתפריט "קבוצות" וללחוץ על "הוספת קבוצה". לאחר שנוצרה הקבוצה, ניתן להוסיף לה משתתפים.

Close

מחיקת קבוצה: מחיקת קבוצה נעשית דרך ממשק ניהול התהליך. יש להיכנס לתהליך, לעבור לממשק הניהול, להגיע לתפריט "קבוצות", לבחור בתפריט האפשרויות של הקבוצה שברצונך למחוק ולבחור ב"מחיקת קבוצה". החברים בקבוצה יישארו בתהליך, אך ללא קבוצה.

Close

ניהול קבוצה: על מנת לנהל את המשתתפים בקבוצה, יש להיכנס לתהליך, לעבור לממשק הניהול, להגיע לתפריט "קבוצות ומשתתפים" ולבחור באחת הקבוצות. מכאן ניתן להעביר משתתפים לקבוצה אחרת או להוסיף משתתפים לקבוצה זו.

Close

ניהול משתתפים

הזמנת משתתפים: אם רוצים להזמין משתתף בודד לתהליך, ניתן יש להיכנס לתהליך, לעבור לממשק הניהול, להגיע לתפריט "משתתפים" וללחוץ על "הוספת משתתף". ניתן לבחור לאיזה קבוצה ישוייך המשתתף החדש (במידה ויש קבוצות) ולשלוח אליו הזמנה אישית להשתתפות בדואר אלקטרוני (במידה והתהליך במצב "שואלים").

Close

שיוך משתתפים לקבוצה: במסגרת עמוד המשתתתפים, המערכת תציע לך להציג את כלל המשתתפים בתהליך (שלא על פי קבוצות). בעמוד זה, ניתן לבחור מספר משתתפים (או את כל אלה המופיעים בעמוד), ללחוץ על "העבר ל" ולבחור בקבוצה או ליצור קבוצה חדשה. ניתן גם להעביר משתמש מקבוצה לקבוצה בלחיצה על לחצן שם הקבוצה בשורה שלו.

Close

מחיקת משתתפים: במסגרת עמוד המשתתתפים, ניתן לסמן משתתף אחד או יותר ולמחוק אותו. בהתאם להקשר, המחיקה תתאפשר מהקבוצה (כך שהמשתתף יישאר בתהליך, אך יעבור לקבוצת ברירת המחדל), מהתהליך (כך שלא יוכל עוד להיכנס אליו אם התהליך סגור) או מהאתר כולו (במידה ויש לך הרשאת מנהל או מפעיל אתר).

Close

בהתאם לרישיון השימוש שלך, ניתן גם לייצא ולייבא רשימות משתתפים ב-Excel, לעדכן באופן מרוכז רשומות של משתתפים או לשלוח לקבוצות משתתפים הודעות שונות בדואר אלקטרוני או במסרונים. יש לפנות אלינו לקבלת פרטים.

הגדרות התהליך

ישנן הגדרות שונות לתהליך אשר ניתן לשנות דרך מממשק ניהול התהליך (תפריט "הגדרות"):

שם התהליך: ניתן לשנות את שם התהליך. חשוב לוודא שהשם החדש קצר, ונכנס בריבוע הכחול המופיע למעלה - כך שהמשתתפים יוכלו לראות את כולו.

גישה לתהליך: בעמוד ההגדרות ניתן לסגור את התהליך למוזמנים בלבד. במידה והתהליך פתוח לכולם, יש להחליט האם הכניסה אליו מחייבת בהרשמת המשתתף לאתר.

אישור תשובות ידני: בעמוד ההגדרות ניתן לקבוע שכל תשובה חייבת באישור ידני. בחירת האפשרות תביא לכך שאף אחת מהתשובות לא תתפרסם - עד אשר אחד ממנהלי התהליך לא אישר אותה.

שיתוף ברשתות חברתיות: בעמוד ההגדרות ניתן לקבוע האם האתר יציע למשתתפים באופן יזום, דרך עמודי התהליך, לעדכן על התהליך ברשתות חברתיות או להזמין משתתפים נוספים. האפשרות תוצג רק בתהליכים פתוחים לכולם.

תאריכים ושלבים: בעמוד "תאריכים ושלבים" ניתן לשנות את מצב התהליך ולהגדיר תאריכים לאבני הדרך שלו. חשוב לזכור ששינוי מצב התהליך עשוי לשנות הגדרות נוספות, ביניהם היכולת של המשתתפים לראות את עמודי התובנות וההחלטות, היכולת להיכנס לעמודי התהליך (לא ניתן להיכנס לתהליך במצב "טיוטה") והיכולת להוסיף תשובות חדשות.

רקע ותקציר: בעמוד "רקע ותקציר" ניתן לערוך את שם התהליך (המופיע בראש כל עמוד), התיאור הקצר שלו (המופיע בעמוד הראשי באתר ובהזמנות הדואר האלקטרוני) והרקע המפורט (המופיע בעמוד הרקע לתהליך ובהזמנות הדואר האלקטרוני, במידה ואין תיאור קצר). כאן  ניתן גם להעלות קישורים לתמונות, להוסיף Hyperlinks ולהדגיש מילים.

העלאת תמונות: בעמוד "העלאת תמונות" ניתן לשנות את תמונות התהליך שיופיעו במקומות שונים באתר. התמונה הראשית המופיעה בעמוד הרקע היא ברוחב 700px ובגובה 300px. התמונה המופיעה ביתר עמודי התהליך ובעמוד הראשי באתר היא ברוחב של 200px ובגובה של 200px.