הזמנת משתתפים

איך מזמינים משתתפים?

עם השקת התהליך, ניתן יהיה להזמין משתתפים בערוצים שונים, דרך ממשק הניהול. חשוב להתאים את הערוץ לקבוצה (לא כולם מחוברים לאינטרנט למשל), ומומלץ לפנות במספר ערוצים בו זמנית כדי להגדיל השתתפות. בתהליכים סגורים למוזמנים בלבד, יוכלו להיכנס לתהליך רק כאלו שכתובת הדואר האלקטרוני שלהם מופיעה ברשימת המשתתפים.

ערוצים דיגיטליים

דרך תפריט "הזמנת משתתפים" בממשק ניהול התהליך ניתן להזמין משתתפים בכמה ערוצים:

הודעות דואל

ניתן לשלוח דואר אלקטרוני אישי לכל משתתף, אשר יזהה אותם ללא צורך בסיסמא. את רשימות המשתתפים ניתן להעתיק למערכת באופן ידני או לשלוח אלינו בקובץ Excel. כך נזמין משתתפים בתהליך למזומנים בלבד.

מסרונים

ניתן לשלוח מסרון אישי לכל משתתף, עם שאלה וקישור לאתר, אשר יזהה אותם ללא צורך בסיסמא. את רשימות המשתתפים ניתן להעתיק למערכת, או לשלוח בקובץ Excel. כך נזמין משתתפים בתהליך למוזמנים בלבד.

פייסבוק

אם התהליך שלך פתוח לציבור, ניתן לשתף את ההזמנה בפייסבוק. פייסבוק גם מאפשר לך לשלם עבור מסע פרסום שיחשוף ההזמנה שלך לקהלים שונים (על פי גיל, עיסוק, כתובת, תחומי עניין או עמודים אהודים).

טוויטר

אם התהליך שלך פתוח לציבור, ניתן לשתף את ההזמנה גם בטוויטר. אנו ממליצים להוסיף סולמית רלוונטית ולתייג משתמשים רלוונטיים. גם בטוויטר ניתן לקדם את ההזמנה בתשלום לקהלים שונים.

פופ אפ

ניתן להזמין את המשתתפים באמצעות "פופ אפ" שיקפוץ לאלו המבקרים באתר האינטרנט שלך או באחד מהעמודים בו. בנוסף, ניתן תמיד לשלב באנרים מעוצבים באתר, עם קישור לתהליך ההתייעצות.

הפצת קישור

ניתן לייצר קישור קצר לתהליך, להעתיק אותו, ולשתף אותו עם קהלים שונים (בדואר אלקטרוני, כחלק ממסע פרסום תקשורתי או באירוע). חשוב לזכור שבתהליכים למוזמנים בלבד - הקישור לא יאפשר כניסה לתהליך.

מסע פרסום

מסע פרסום אינטרנטי או השקעה ביחסי ציבור יאפשרו להגיע לאנשים רבים יותר. ניתן לפרסם את כתובת האתר או לייצר QR Code. ניתן גם לפרסם תשובות - ובהמשך את ההחלטות באופן שישקף את השפעת התהליך.

ערוצים פיזיים

בנוסף לערוצים הדיגיטליים, אנו מאפשרים לכם לאסוף ידע מהמשתתפים - גם מבלי שייכנסו לאתר עצמו:

מוקד טלפוני

פניה טלפון היא יקרה - אך גם עובדת. המשפט הראשון בשיחה עושה את ההבדל. אנו ממליצים על: "היי, אני מתקשר מטעם X כדי לשמוע מה היית מייעץ לנו לעשות בנושא Y". נדרש אישור המשתתף לפרסום התשובה! העלאת התשובות לאתר תתבצע דרך ממשק הוספת תשובה.

שולחן עגול

הזמנת קבוצה מגוונת של 20-40 אנשים לשולחן עגול דורשת כסף וזמן, אבל שיעורי ההצלחה גבוהים. גורמים בכירים בדרך כלל יענו להזמנה כזו, במידה והגיע מגורם בכיר. בהמשך העמוד מובאים כמה כללים לניהול מפגש שכזה.העלאת התשובות בזמן אמת מתבצעת דרך ממשק ניהול האירועים.

כנס

כנסים הם הזדמנות מצוינת לאסוף ידע של אנשים רבים במהירות. ניתן לשלוח שאלות למשתתפים על נושא הכנס בדוא"ל ובמסרונים לפניו, במהלכו ואחריו ; ניתן לתמלל את הדיונים השונים בזמן אמת; וניתן להציג תשובות נבחרות על גבי מסכי הכנס דרך ממשק ניהול האירועים.

פגישה

לפעמים, מפגש אחד-על-אחד הוא הכלי הטוב ביותר כדי לקבל ייעוץ מאנשים בכירים, אשר מוכנים לסייע אך רוצים יחס אישי, או מגורמים בכירים פחות אשר קשה לתקשר איתם בערוצים דיגיטליים או במפגש רחב. את עיקרי הדברים שנאמרו ניתן להעלות לאתר דרך ממשק הוספת התשובה.

שאלות ותשובות

המשתתפים שהזמנתי אומרים שאינם יכולים להיכנס לתהליך. מה עושים?

במידה ומדובר בתהליך סגור למוזמנים בלבד:

בדיקת הזדהות. מה כתובת הדואל שהמשתתף מחובר דרכה? יש להיכנס לעמוד המשתתף דרך לחיצה על התמונה בצד שמאל למעלה באתר. במידה והמשתתף לא מחובר, יש להתחבר באמצעות כתובת הדואל הרשומה בתהליך.

בדיקת השתתפות. האם כתובת הדואל של המשתתף אכן רשומה בתהליך? יש להיכנס לממשק ניהול התהליך התהליך, לעבור לתפריט "משתתפים וקבוצות" ולחפש את הכתובת. במידה ואינה קיימת, יש להוסיף המשתתף.

בדיקת התהליך. האם התהליך במצב "טיוטה"? במידה והתהליך לא הושק עדיין, או לחילופין מצבו "מחוק" או "מושעה", המשתתפים לא יוכלו להיכנס אליו. ניתן לבדוק זאת דרך העמוד הראשי בממשק ניהול התהליך.

במידה ומדובר בתהליך פתוח לכולם:

בדיקת האתר. האם האתר פתוח לציבור כולו? יש להיכנס לממשק ניהול האתר ולהיכנס לעמוד ה"הגדרות" (הגישה אפשרית רק למנהלי האתר). במידה והאתר סגור למשתתפים בלבד, יש לפתוח אותו לכולם.

בדיקת התהליך. האם התהליך במצב "טיוטה"? במידה והתהליך לא הושק עדיין, או לחילופין מצבו "מחוק" או "מושעה", המשתתפים לא יוכלו להיכנס אליו. ניתן לבדוק זאת דרך העמוד הראשי בממשק ניהול התהליך.

במידה והתהליך נפתח בשעה האחרונה, כדאי להמליץ למשתתפים הנתקלים בבעייה לעשות Refresh לדפדפן. במידה ואף אחד מהצעדים לא עבד, יש לשלוח אלינו בקשה לעזרה ולציין את כתובת האתר וכתובת המייל של המשתמש.

איך שולחים הזמנות למשתתפים בתהליכים סגורים למוזמנים בלבד?

הדרך הקלה והפשוטה להזמין משתתפים לתהליך סגור היא לשלוח אליהם הודעת דואר אלקטרוני דרך האתר. בתהליכים אלה, הגישה לתהליך תתאפשר רק למשתתפים אשר הזמנת באופן אישי, או משתתפים שתשובתם הועלתה דרך ממשק ניהול האירועים או ממשק הוספת התשובות. 

ככלל, לא ניתן לשתף מידע מתהליכים סגורים ברשתות החברתיות, התהליך לא יופיע בעמוד הבית של האתר ומשתתפים אשר ינסו להיכנס לקישור של תהליך סגור לא יוכלו לראות אותו - אלא אם יתחברו עם פרטי משתמש הרשום לתהליך.

מה המשמעות של "הודעה אישית"? ומדוע אסור להעביר אותה?

על מנת לקצר את תהליכי ההתחברות לאתר, המערכת מייצרת קישורים אישיים אשר מאפשרים לה לזהות כל אחד מהמשתתפים הנכנסים לאתר (כולל מנהלי התהליך). הקישור האישי יישלח למשתתף לכל אורך התהליך - מההזמנה הראשונית, דרך עדכונים על תהליכים חדשים ועד להודעות על תמיכה בתשובות שנכתבו. הקישור מאפשר למשתתף להתחבר לזהותו באתר ללא צורך בהזנת שם משתמש וסיסמא, והוא פוקע לאחר מספר ימים. 

על מנת למנוע מצבים של "גניבת זהות", אנו מבקשים מהמשתמשים שלא להעביר הודעות אלה לגורמים אחרים. ככל שקרה מקרה של כניסה בלתיי  מורשית בשם של משתמש אחר, לא נוכל לקחת על כך אחריות.

האם ניתן לייבא ולייצא מידע באמצעות Excel?

ניתן לייבא משתתפים בקובץ Excel לתוך אתר האינטרנט שלך, ולאחר מכן לשלוח הודעות דואר אלקטרוני או מסרונים. ההזמנות שתישלחנה ימוזגו באופן נפרד לכל משתתף, ויכללו קישור אישי אשר יזהה את המשתתף בכניסה לאתר ללא צורך בסיסמא. האפשרות פתוחה לתהליכים בתשלום בלבד. יש לשלוח אלינו קובץ Excel עם העמודות הבאות מופרדות: שם פרטי, שם משפחה, תיאור שיוצג באתר, כתובת דואר אלקטרוני ומספר טלפון נייד.

ניתן לייצא מהמערכת את קובצי המשתתפים, התשובות והתובנות ב-Excel באמצעות פניה ישירה אלינו. בשלב זה לא ניתן לייבא תשובות למערכת בקובץ Excel. הוספת התשובות מתבצעת אך ורק דרך הממשקים הקיימים.

מה קורה כשמנסים להעלות משתמש שכבר קיים?

האתר לא מאפשר לייצר שני משתמשים עם כתובת דואר אלקטרוני זהה. במידה ומשתמש שכבר קיים באתר יוזמן לתהליך חדש, תישלח אליו ההזמנה בדואר אלקטרוני - אך לא יווצר באתר משתמש חדש. במידה ותועלה תשובה בשמו של משתמש שכזה, הוא יצורף באופן אוטומטי לתהליך תחת אותו שם משתמש בו נרשם לאתר. מנהלי התהליך יכולים אמנם לראות את כלל המשתתפים באתר, אך רק מנהלי אתר יכולים לשנות את פרטי כלל המשתתפים.

האם ניתן לסגור תהליך באמצע?

כן. תמיד ניתן לשנות את מועד סגירת התהליך לתשובות חדשות (דרך שינוי מצב התהליך) כך שהמשתתפים יוכלו להיכנס אליו, אך לא להשיב, להגיב או לתמוך בתשובות אחרים. ניתן גם להגביל את הגישה לתהליך (כך שיהיה סגור למוזמנים בלבד), כך שמשתתפים שאינם רשומים בו לא יוכלו לראות אותו או להיכנס אליו. לחילופין, ניתן גם למחוק את התהליך לחלוטין מהאתר, כך שאף אחד מהמשתתפים (כולל מנהלי התהליך) לא יוכל לראות את תכניו.

ממשקי המערכת

פנייה למשתתפים בערוצים דיגיטליים מתבצעת באמצעות ממשק "הזמנת משתתפים". העלאת תשובות שנאספו בערוצים פיזיים מתבצעת דרך ממשקי "ניהול האירועים" ו"הוספת תשובה".

ממשק הזמנת משתתפים

ממשק הזמנת המשתתפים מאפשר להפעיל את כל אחד מערוצי התקשורת שפורטו בראש העמוד, החל משליחת הודעות דואר אלקטרוני, דרך פנייה ברשתות חברתיות ועד ליצירת קישור שניתן לשיתוף.

הזמנה בדואר אלקטרוני: יש להיכנס לתהליך, לעבור לממשק הניהול, לבחור ב"הזמנת משתתפים" ולבחור ב"שליחת דואר אלקטרוני". לאחר הזנת פרטי המשתתפים, הם יקבלו הזמנה בדואר אלקטרוני, אשר תאפשר להם להתחבר לאתר ולעדכן את פרטיהם.

שיתוף ברשתות חברתיות: יש להיכנס לתהליך, לעבור לממשק הניהול, לבחור ב"הזמנת משתתפים" ולבחור בשיתוף בפייסבוק או בטוויטר. עם הלחיצה על אחת מהאפשרויות, ייפתח חלון חדש של הרשת החברתית, דרכה ניתן יהיה לשתף את הפוסט.

יצירת קישור: יש להיכנס לתהליך, לעבור לממשק הניהול, לבחור ב"הזמנת משתתפים" ולבחור ב"יצירת קישור". ניתן יהיה להעתיק את הקישור מהמסך. חשוב לציין שהקישור לא יעבוד אם התהליך סגור למוזמנים בלבד - או אם התהליך טרם הושק.

ממשק ניהול אירועים

ממשק ניהול האירועים מאפשר לך לנהל על גבי האתר שולחנות עגולים וכנסים - החל משלב הגדרת המשתתפים, דרך תמלול הדיון בזמן אמת ועד להצגת משפטים נבחרים על גבי מסכים.

הוספת אירוע: יש להיכנס לתהליך, לעבור לממשק הניהול, לבחור ב"אירועים" ולהוסיף אירוע. על מנת להוסיף אירוע, יש להגדיר לו שם, תיאור, מועד ומקום התכנסות. פרטים אלו יוצמדו בהמשך לתשובות שיועלו. יש גם להגדיר האם התשובות יועלו לאתר באופן מיידי, או ידרשו אישור נוסף של מנהל תהליך או המשתתף עצמו.

הוספת משתתף: לאחר שבחרת אירוע, תוצג בפניך רשימת המשתתפים בו, אליה ניתן להוסיף משתתפים או למחוק אותם. במידה והאתר סגור למוזמנים בלבד, רק מנהלי ומפעילי אתר יכולים להוסיף אליו משתתפים חדשים! מנהלי תהליך שאין להם הרשאות לניהול האתר, יוכלו להוסיף רק משתתתפים שכבר רשומים בו.

הוספת תשובה: הממשק מאפשר לך לתמלל את האירועים בזמן אמת, ולהעלות את הדברים באתר. לאחר בחירת האירוע, יש לעבור לעמוד "הוספת תשובה", לבחור משתתתף אשר בשמו תעלה התשובה ולהוסיף את הדברים שנאמרו. במידה ובחרת בהגדרת האירוע שהתשובות לא יאושרו באופן מיידי, התשובה תעלה לאתר במצב "ממתין לאישור".

הוספת תובנה: במידה ובמהלך האירוע זיהית תובנה שחוזרת בדברים שנאמרו, ניתן להוסיף אותה ישירות דרך ממשק ניהול האירועים, ללא צורך לחבר אותה לתשובות המשתתפים. יש לבחור אירוע, להיכנס לעמוד "הוספת תובנות" ולהוסיף אותה. התובנה תצטרף לכלל התובנות בתהליך, בהן ניתן לעיין בתחתית העמוד.

לפני האירוע, נשמח לשלוח בשמך הזמנה בדואל לכלל המשתתפים. בסוף האירוע, נשמח לשלוח עבורך הודעת נוספת לכל משתתף, ובה תמלול של הדברים שהועלו בשמו, לצד בקשה לאשר או לערוך אותם במידת הצורך.

ממשק הוספת תשובה

ממשק הוספת התשובה מאפשר לך להוסיף תשובה בשמו של משתמש בודד. נוח להשתמש בממשק זה אם משתתף אינו יכול להיכנס בעצמו לאתר, או אם קיבלת את תשובתו בטלפון, בפגישה או בדואר אלקטרוני שנשלח אליך ישירות.

בחירת משתמש: עם הזנת שם המשתמש, יוצגו בפניך המשתמשים באתר עם שם זה. ניתן להוסיף משתמש חדש לתהליך, ובשמו להוסיף תשובה, על ידי לחיצה על "חדש". במידה והאתר סגור למוזמנים בלבד, יש צורך בהרשאות לניהול האתר על מנת להוסיף משתמש.

הוספת תשובה: עם הזנת שם המשתמש, ניתן יהיה להזין את התשובה ולהעלות אותה לאתר. ברגע בו אישרת את הוספת התשובה, ניתן לבחור משתמש חדש ולהוסיף תשובה גם בשמו. התשובות יפורסמו באופן מיידי באתר, ללא צורך באישור מוקדם של המשתמש או שלך.

הגדלת השתתפות

בחרת להתייעץ עם אלו שמסוגלים להביא ערך להחלטות שלך, אבל מה יגרום להם לקחת חלק? המניעים להשתתפות בתהליכי התייעצות מגוונים, וכוללים נורמות חברתיות, חובה אזרחית ואפילו זולתנות (Altruism). במקביל, חשוב להסיר חסמים כך ש"עלות ההשתתפות" תהיה נמוכה.

כיצד לחזק תועלות?

משמעות

משמעות היא הנכס החשוב ביותר שניתן לתת למשתתפים. חשוב להדגיש בדברי הרקע לתהליך שהוא מיועד לסייע לקבל החלטות של ממש. נכון להזכיר שבסוף ההתייעצות יישלח עדכון אישי על השפעה לכל המשתתפים.

אגו

אגו משחק תפקיד חשוב ומניע אצל המשתתפים. הגדרת מקבלי ההחלטות בכירים בתהליך תאפשר להם להבין למי הם מייעצים. כדאי גם לתמוך ולהגיב בכנות לחלק מהתשובות. המשתתפים רוצים לראות אותך באתר!

הנאה

ההשתתפות צריכה להיות כיפית. אנחנו עושים הרבה כדי לשדרג את החוויה באתר עצמו ולהפוך אותה למזמינה ומהנה. בצידך, חשוב גם לנסות ולקצר את דברי הרקע, לפשט אותם ולהפוך אותם נגישים וברורים לכולם.

כיצד להסיר חסמים?

זמן

במקום לבקש מהשתתפים להירשם - ניתן להעלות את כתובות המייל שלהם לאתר ולשלוח אליהם הזמנה עם קישור ישיר (ללא צורך בהגדרת סיסמא!). משתמשים יכולים גם להגיב ישירות ב-SMS שהאתר ישלח אליהם.

כסף

בניגוד לשולחנות עגולים ולמפגשים פיזיים, ההשתתפות באינטרנט חוסכת למשתתפים כסף שהיו נאלצים לשלם על תחבורה וחניה. לכן, אנו ממליצים תמיד לאפשר לכמה שיותר אנשים להיחשף לאתר ולהגיב בו ישירות.

היבטים נוספים

מתווה לניהול התהליך

תהליכים אסטרטגיים מורכבים כוללים לרוב מספר שלבים שונים של מפגש עם קבוצות שונות. לפני היציאה לדרך, מומלץ לתכנן את השלבים השונים - מהמפגש המצומצם עם בעלי הסמכות להצגת התהליך ועד לפנייה רחבה לעובדים או לשותפים החיצוניים. מסמך מתווה התהליך מגדיר לכל שלב בתהליך קבלת ההחלטות מה שואלים, את מי, איך ומתי.

הנה כמה עצות שיכולות לסייע בתכנון התהליך:

מומלץ להתחיל בתוך הארגון. לפני שליחת מיילים לאלפי אנשים, כדאי לכנס מפגש מצומצם (5-10 אנשים) עם בעלי הסמכות ומקבלי ההחלטות בארגון, להרחיב אותו בהדרגה לשולחן עגול (20-40 אנשים) - ואז לפנות לכולם.

לקבוצות שונות יתאימו ערוצים שונים. פייסבוק היא דרך מצויינת לפנות אל תושבי העיר לדוגמא, אך לא למנהלים בכירים. חברי הדירקטוריון שלך יצפו כנראה לשיחת טלפון אישית. כל קבוצה מחייבת ערוצים אחרים.

חשוב שהמשתתפים יבינו את מתווה התהליך. במיוחד בשלבים הראשונים של תהליכים מורכבים, חשוב להציג למשתתפים במסגרת הרקע לתהליך את השלבים הצפויים והקבוצות שייקחו בו חלק. אין מה להסתיר.

חטיבת הובלת השינוי בתובנות מתמחה בתכנון ובהפעלת תהליכי קבלת החלטות מורכבים. אנו מזמינים אותך לחשוב יחד איתנו על האתגר ועל הדרך הנכונה להתמודד איתו. נשמח לשמוע ממך בדואר אלקטרוני.

כללים לשולחן עגול

שולחן עגול מאפשר להכניס קבוצה מגוונת ומבוזרת של משתתפים למקום אחד עם שאלה אחת ומקבל החלטות אחד. הצלחת הדיון תימדד במספר התובנות המעצבות שהתגבשו בו אשר שינו החלטות, ובשיעור המשתתפים אשר סונכרנו למסגרת חשיבה ובסיס ידע משותף. הנה שישה כללים שגיבשנו שיכולים לעזור בניהול המפגש:

לשלוח מסמך מכין

לפני המפגש, כדאי לשלוח למשתתפים את הרקע לדיון, הלו"ז להחלטות ושאלת ההתייעצות.

2 דקות לפני שמתחילים

לאחר הצגת השאלה, נכון לאפשר למשתתפים זמן לחשוב באופן עצמאי ולכתוב/לסמס את עצתם.

להתמקד בשאלה

נכון להשאיר את השאלה על המסך, לקרוא אותה בקול ולא להסס לחזור ולהתמקד בה.

לקבוע כללים ברורים

נכון להסביר את כללי הדיון בתחילתו: איך מדברים, מתי, כמה (2-4 דקות?) ומה עולה לאתר.

לאתגר את המשתתפים

אנו לא ממליצים על דיון "מסודר מדי". מותר להפריע ולקרוא תיגר על הדובר. פחות כדאי להתפרע.

להגדיר צעדי המשך

לקראת הסוף, נכון להציג תובנות מרכזיות ולעדכן את המשתתפים על השלבים הבאים בתהליך.

יש שלושה דברים שחשוב לזכור במהלך הדיון:

להקשיב. המטרה היא לשמוע, לאתגר את המחשבה וליצור סיעור מוחות שסופו בתובנות חדשות. יעלו דברים רבים. לא תמיד נרגיש שניתן לחבר ביניהם, אך את מלאכת האינטגרציה עושים בסוף. חשוב לאתר לא רק את אמירות ה"מיינסטרים", אלא גם דברים חדשים שעולים.

להתמקד. מומלץ לנסות ולמקד את הדוברים בהגדרת התוצאה, ולשקף את המשמעות של סדר עדיפויות (השקעת תשומות בתחום אחד עלולה ל"גזול" מתחום אחר – מה חשוב יותר? מה משמעותי להמשך?). נכון להיכנס לדיאלוג שכזה לאחר כמה דוברים, כאשר מתפתחת אווירה נכונה.

להכיל. ייתכן ותהיה ביקורת, וזה לגיטימי. אך חשוב שהביקורת לא תשלוט בשיחה. לא מומלץ להגיב לכל טענה ולהתנצח עם הדוברים. כן מומלץ ברגע הנכון להכיר באמירות הטעונות, להגיב להן בצורה מתונה אך אמיתית - ולהמשיך קדימה. מטרתנו לחשוב יחד על העתיד, לא להתנצח על העבר.

שאלת התייעצות נכונה תאפשר לגשר ולחבר בין עולמות התוכן השונים מהם מגיעים משתתפי השולחן. חשוב מאוד להתמקד בשאלה, לייצר אתגר ולברוח מ"סיסמאות" - אך אין צורך להסכים. כל אחד יראה את הדברים אחרת - אך הידע הוא המכלול.

זהות מקבלי ההחלטות

לגורם או לגורמים בארגונים השואלים את שאלת ההתייעצות - יש חשיבות מכרעת להצלחת התהליך כולו. קיימת חשיבות רבה להקשר בו נשאלת השאלה, ולגורם השואל אותה. ישנם כמה היבטים שנכון לחשוב עליהם בהחלטה:

למי המשתתפים לא יוכלו לסרב? מי הדמות בארגון שאם תפנה למשתתפים באופן ישיר, הם לא יוכלו להגיד לה לא?

מי מחזיק בסמכות לקבל החלטות? מי הגורם אשר המשתתפים יודעים כי הוא האחראי לנושא? מי ייתפס כלגיטימי?

למי יהיה חשוב שהתהליך יצליח? יש חשיבות גדולה לכך שמי שמוביל את התהליך יתעניין בו ויהיה פעיל באתר עצמו.

ניתן למנות עד שלושה מקבלי החלטות לכל תהליך, דרך הטור השמאלי בממשק ניהול התהליך.