יצירת תובנות

מהי תובנה

תובנה משקפת מה נכון לעשות אחרת כדי להביא תוצאות. במילון אבן שושן הוגדרה כ"תְּפִיסָה שִׂכְלִית מְקוֹרִית וּמַעֲמִיקָה". בחיים, היא עוזרת לנו להבין מה עובד (ומה לא) ומשקפת כיוון פעולה אותו ניתן לעגן בהחלטות שנקבל:

התוצאות

תמונת העתיד הרצוי

ההחלטות

השינויים שניתן לעשות בהווה

המציאות

המצב הקיים כיום

כתיבת תובנה היא אינה אתגר מתמטי. אנשים שונים יראו קווים מחברים שונים בין הייעוץ שניתן על ידי המשתתפים. יחד עם זאת, כאשר מספר אנשים מזהים תובנה משותפת - המהימנות שלה עולה. מתי מצאנו תובנה? את התשובה הקולעת ביותר לשאלה זו נתן ג'י בולמור, שכתב: "תובנה היא כמו מקרר. ברגע שאתה קורא אותה, אור נדלק!"

מהי תובנה טובה?

הנה כמה המלצות שחשוב לזכור בעת כתיבת תובנות:

מיקוד ב"איך". תובנה משקפת לנו איך להגיע לתוצאה שהגדרנו בתחילת הדרך, ולא מנסה להגדיר מחדש את התוצאה אליה צריך להגיע. היא מבוססת על מספר תשובות שבהן ניתן לזהות כיוון פעולה משותף.

תובנות אינן טריוויאליות. כדאי לחפש אחר כיווני חשיבה שונים בתשובות שונות. התובנה היא לרוב החלק ה"נסתר מן העין", אשר משקף את השינוי שצריך לעשות כדי להגיע לתוצאה. כדאי לנסות ולהימנע מתובנות שידועות לכולם.

נכון לשקף חילוקי דעות. במקרים בהם יש שני כיוונים הסותרים זה את זה, אנו ממליצים לשקף את התפיסות השונות בתובנה, כך שניתן יהיה לקבל החלטה מודעת הלוקחת בחשבון את שני התפיסות. עדיף להחליט מאשר לייצר אי בהירות.

דרגי הביניים יכולים לסייע. מנהלים זוטרים בארגון נוטים לראות דברים אחרת. הקריאה הייחודית שלהם את התשובות יכולה לסייע לך לקבל תובנות טובות יותר, ובהמשך, גם ליישם אותן במהירות. מי ששותף בחשיבה - שותף גם ביישום.

תובנה מובילה להחלטות. תובנה טובה מנוסחת באופן המאפשר לקבל על בסיסה החלטות, במונחי הקצאת משאבים בארגון, קביעת נהלים חדשים, שינוי מבנים או כתיבת חוקים. תובנות כלליות מדי - יישארו באוויר.

מאפשרת לנו להבין "מה עובד", אינה טריוויאלית וניתנת לתרגום להחלטות ביצועיות במונחי משאבים ונהלים.

תובנה טובה

כוללת אמירות כלליות, ללא כיוון פעולה או בסיס לוגי ראוי, לא ניתן לתרגם אותה להחלטה ואין בה כל חדש תחת השמש.

תובנה טובה

דוגמאות לתובנות

במהלך השנים סייענו בגיבוש למעלה מ-1,000 תובנות עבור ארגונים שונים. הנה כמה דוגמאות:

על מנת לקדם חדשנות ירוקה בישראל, נכון לעודד חברות גדולות להפעיל אתרי "בטא" במסלול מהיר המבוסס על אישור זמני.

כדי לבנות קהילה, נכון שמרכז הצעירים ישאיר זמן באירועים להכיר אנשים חדשים (מינגלינג) - שלא במסגרת של ברים או דייטים.

לעובדים יש ידע רב. ניתן להיעזר בו כדי לאפשר פיתוח מקצועי לכולם בעלות נמוכה (דרך מודל התמחויות או הרצאות TED).

כדי למשוך יותר חברים לקהילה, ניתן לעשות מפגשי הצגה קבועים, פתוחים לכולם, שישדרו שאנחנו פתוחים באמת.

כדי לייצר שינוי בשירות הציבורי, לא די לייצר "Networking" איכותי. צריך לייצר עולם תוכן וליווי אשר יכול להביא שינוי אמיתי.

מי מייצר תובנות

המשתתפים הם אלה שמייצרים את התובנות, אלא אם כן מנהלי התהליך קבעו אחרת. כתיבת התובנות עם זאת היא השלב האחרון בתהליך עיבוד הידע, אשר כולל שלושה שלבים:

3. כתיבת תובנה משותפת

על בסיס המשפטים שקובצו, נכתבת תובנה משותפת, אליה ניתן לחבר משפטים נוספים.

2. קיבוץ משפטים זהים

המשתתפים בוחרים את משפטי המפתח אשר ניתן ניתן לזהות בהם תובנה משותפת.

1. סימון משפטי מפתח

בכל תשובה מסמנים המשתתפים משפט מפתח המשקף את הרעיון המרכזי שמאחוריה.

אנו מציעים שלוש אפשרויות לעיבוד התשובות המבוססות על מידת השליטה הנדרשת בתהליך:

האצלה מלאה

המשתתפים עושים את הניתוח כולו. התשובות יפורסמו באופן מיידי (ללא אישור), אך משתתפים יוכלו לדווח עליהן ולמחוק אותן. המשתתפים יוכלו ליצור תובנות חדשות ולחבר משפטים לתובנות. אין אישור מוקדם של התובנות וכל אחד יכול למחוק אותן. השיטה מתאימה בעיקר לתהליכים של קבוצות סגורות.

פיקוח חלקי

הניתוח נעשה ברובו על ידי המשתתפים, אך תחת בקרה. התשובות יפורסמו באופן מיידי, אך אם דווחו כבעייתיות יעברו לאישור מנהלי התהליך. המשתתפים יתבקשו ליצור תובנות חדשות, אך רק מנהלי התהליך יוכלו לאשר את פרסומן. לאחר האישור, יוכלו המשתתפים לחבר לכל תובנה משפטים נוספים.

שליטה מלאה

מנהלי התהליך מאשרים (כמעט) הכל. כל תשובה שיעלו המשתתפים תדרוש אישור מוקדם לפני פרסומה באתר. רק מנהלי תהליך יוכלו ליצור תובנות חדשות ולאשר אותן. לאחר יצירת התובנות, יוכלו המשתתפים לסמן משפטי מפתח בתשובותיהם ולחבר אותן לתובנה. השיטה מחייבת השקעת זמן רב!

קביעת הגדרות ידנית

בשלב זה לא ניתן לקבוע באופן ידני את כללי עיבוד הידע. להלן הגדרות ברירת המחדל בכל אחת משלוש אפשרויות העיבוד:

שליטה מלאה

פיקוח חלקי

האצלה מלאה

פעולה

מנהלי תהליך

כותבי התשובה

כל המשתתפים

מי מאשר לפרסום תשובות?

מנהלי תהליך

אנליסטים

כל המשתתפים

אדמין או אנליסטים

כל המשתתפים

מי מסמן משפט מפתח בתשובה?

מנהלי תהליך

אנליסטים

כל המשתתפים

כל המשתתפים

מי מאשר את סימון משפטי מפתח?

מנהלי תהליך

אנליסטים

כל המשתתפים

כותב התשובה

מי מחבר משפט מפתח לתובנה?

מנהלי תהליך

אנליסטים

כל המשתתפים

כל המשתתפים

מי מאשר חיבור של משפט מפתח לתובנה?

מנהלי תהליך

אנליסטים

כל המשתתפים

כל המשתתפים

מי יכול ליצור תובנה חדשה?

מנהלי תהליך

אנליסטים

מנהלי תהליך

כל המשתתפים

מי מאשר תובנה חדשה?

3

3

3

כמות המשתתפים הנדרשים להשעיית תשובה

3

3

3

כמות המשתתפים הנדרשים לאישור תשובה

3

3

3

כמות המשתתפים הנדרשים לאישור תובנה

שאלות ותשובות

האם מישהו עובר על התובנות לפני שהן מתפרסמות?

כן. הצוות שלנו יוודא שהתובנות מנוסחות באופן נכון, ובסופו של יום, הן יועברו אליך לאישור סופי. ללא אישור שלך, התובנות לא יופצו למשתתפים ולא ניתן יהיה לראות אותן בעמוד "כל התובנות" באתר. בכל שלב, מנהלי התהליך יכולים לערוך תובנות, למחוק אותן או לנתק מהן משפטי מפתח בעייתיים.

היכן המשתתפים מבצעים את משימות הניתוח?

מיד לאחר הוספת תשובה באתר, מתבקשים המשתתפים לבצע פעולות ניתוח שונות (סימון משפט מפתח וחיבור המשפט לתובנה קיימת). בנוסף, הם ל"ממשק המשימות", שם יוצגו להם משימות ניתוח פשוטות לניתוח תשובות שנתנו משתתפים אחרים. חשוב לציין שניתן לבצע פעולות ניתוח שונות בכל שלבי האתר (דוגמת דיווח על תשובה בעייתית).

מתי וכיצד יוזמנו המשתתפים לנתח תשובות?

מיד לאחר הוספת תשובה באתר, יתבקש המשתתף שהשיב לבצע משימות ניתוח שונות ביחס לתשובה שניתנה (סימון  משפט מפתח וחיבור המשפט לתובנה קיימת).

כאשר הצטברו באתר למעלה מ-20 תשובות, יוזמנו המשתתפים כולם לממשק המשימות באמצעות פנייה בצידי באתר ("ווידגט"). בממשק יוצגו להם משימות ניתוח ביחס לתשובות שנתנו משתתפים אחרים.

עם סגירת תהליך לתשובות והתחלת שלב העיבוד, יקבלו המשתתפים הודעת דואר אלקטרוני המבקשת מהם לבצע משימות ניתוח, במידה ויש מעל 15 תשובות.

מה יקרה אם המשתתפים לא יבצעו משימות?

מצב שכזה לא קרה לנו מעולם. יחד עם זאת, במידה ויקרה, יש לנו בעיה. אם לאחר מספר פניות אף אחד מהמשתתפים לא יהיה מוכן לסייע - מנהלי התהליך יידרשו לעשות את משימות הניתוח בעצמם.

מה קורה לאחר שאושרה תובנה?

עם אישור תובנה בתהליך, המשתתפים יוכלו לחבר אליה משפטי מפתח שסימנו בתשובות שונות. יחד עם זאת, בעוד התובנה תוצג למשתתפים כחלק ממשימות העיבוד - הם לא יוכלו לראות את רשימת התובנות השלמה עד לפרסומה.

איך מייצרים תובנות

האתר נבנה על מנת לאפשר למנהלי התהליך ולמשתתפים לבצע משימות ניתוח בקלות ובפשטות. אחרי הכל, זו הדרך להפוך את התשובות לתובנות! ישנם ארבעה מקומות שונים בהם מבקשת המערכת מהמנהלים ומהמשתמשים לבצע פעולות ניתוח, דוגמת סימון משפט חשוב (לתשובה שלך או לתשובות של אחרים) או חיבור משפטים לתובנות:

ממשקי המערכת

תהליך הוספת תשובה: הממשק מאפשר למשתתפים לנתח את התשובה שלהם. מיד לאחר הוספת תשובה, יבקש האתר מהמשתתף לסמן בה משפט חשוב אחד או יותר. לאחר מכן, במידה וישנן תובנות מפורסמות, ישאל האתר האם ניתן לחבר את המשפט שסומן עם אחת מהתובנות. כל משתתף שיוסיף תשובה דרך האתר יגיע לממשק זה.

ממשק משימות הניתוח: הממשק מאפשר למשתתפים לנתח תשובות של אחרים. במידה ויש תשובה ללא משפטי מפתח, יתבקש המשתתף לסמן בה משפט שכזה. במידה ויש משפט מפתח שאינו מחובר לתובנה, יתבקש לחבר לו תובנה. במידה ויש כמה משפטים ללא תובנה, יוזמן המשתתף לקבץ אותם ולהציע תובנה חדשה.

ממשק עיבוד התשובות: הממשק מאפשר למנהלי תהליך לנתח את כלל התשובות בו. הממשק מציג את כלל התשובות בתהליך שטרם חוברו לתובנות, ומאפשר להוציא מהן משפטי מפתח, לחבר את המשפטים לתובנות, להוסיף תובנות חדשות ולשנות את סדר הצגת התובנות. ניתן להגיע לממשק דרך ממשק הניהול (תחת "יצירת תובנות").

ממשק אישור התובנות: הממשק מאפשר למנהלי תהליך לעבד את כלל התובנות שגובשו. כאן ניתן לערוך ולמחוק תובנות, לשנות את סדר הצגתן ולאשר אותן לפרסום באתר ובדואר אלקטרוני למשתתפים. כדי להגיע לעמוד זה יש לעבור לממשק ניהול, לבחור ב"עיבוד הידע" ולבחור באפשרות "אישור כל התובנות" (האפשרות תופיע כאשר התהליך במצב "מעבדים").

שאלות ותשובות

כיצד ניתן לשנות את סדר התובנות?

כדי לערוך את סדר התובנות יש להיכנס לתהליך, לעבור לממשק ניהול, לבחור באפשרות "עיבוד הידע" ולהיכנס ל"מעבר על כל התשובות בתהליך". בצד שמאל למעלה, יש לבחור ב"שינוי סדר התובנות". כעת ניתן לערוך את התובנות בסדר הרצוי על ידי הזזתן למעלה או למטה. לאחר שסידרת את התובנות, יש ללחוץ על כפתור ה"אשר" בראש העמוד.

Close

האם תשובה יכולה להתחבר למספר תובנות?

כן. ניתן לסמן בתשובה מספר משפטי מפתח, אשר כל אחד מהם יתחבר לתובנה אחרת. בנוסף, באופן עקרוני, שני משתתפים יכולים לחבר משפט מפתח באותו זמן לשתי תובנות שונות. במקרה כזה, המשפט יחובר לשתי תובנות, עד אשר המשתתף שכתב את התשובה המקורית יבחר בתובנה אחת .

מה קורה כאשר מספר אנשים מעבדים תשובות במקביל?

בממשק עיבוד התשובות יוצגו בפניך אך ורק תשובות שאינן מוצגות למשתמשים אחרים. בכל מעבר לתשובה הבאה, יחפש האתר את התשובה שאיש אינו עובד עליה ברגע זה, והיא זו שתוצג בפניך, על מנת למנוע עיבוד במקביל.

מה ניתן לעשות בממשק עיבוד התשובות?

הצגת תכנים. במצב ברירת המחדל, יופיעו בממשק תשובות שטרם חוברו לתובנות. אך בראש הממשק ניתן לבחור להציג את כלל התשובות, את כלל משפטי המפתח או את המשפטים שטרם חוברו לתובנות.

הוספת משפטי מפתח. עם הצגת התשובה תחתית המסך, ניתן לסמן בה משפט מפתח חשוב. יש ללחוץ על כפתור הוספת משפט המפתח, לסמן את המשפט החשוב בתשובה (עד 200 תווים) ולערוך אותו.

אישור תשובות, משפטים ותובנות. במידה והמשתתפים הוסיפו תכנים המחייבים אישור של מנהלי התהליך, הממשק יבקש ממך לאשר או למחוק את התשובה, המשפט או התובנה.

עריכת תשובות, משפטים ותובנות. באמצעות לחיצה על סימן ה^ הנמצא מעל התשובות, משפטי המפתח והתובנות, ניתן לעבור למצב "עריכה". יש לאשר את התוכן המעודכן בסוף העריכה.

מחיקת תשובות, משפטים ותובנות. באמצעות לחיצה על סימן ה^ הנמצא מעל התשובות, משפטי המפתח והתובנות, ניתן למחוק את האובייקט. לאחר המחיקה, לא ניתן יהיה לשחזר את התוכן!

חיבור משפט מפתח לתובנה. עם הוספת משפט המפתח, יש ללחוץ על הכפתור הירוק ("חיבור לתובנה") ולבחור אחת מהתובנות המתאימה למשפט. במידה והמשפט כבר מחובר לתובנה, התובנה תוחלף.

יצירת תובנות חדשות. בצד שמאל של הממשק ניתן לראות את התובנות הקיימות כעת בתהליך. לחיצה על סימן הפלוס בתחתית הרשימה תאפשר ליצור תובנה חדש.

פרסום התובנות

האתר עוקב כל הזמן אחר שיעור התשובות שחוברו לתובנות. ברגע שמרבית התשובות עובדו, מנהלי התהליך יתבקשו לאשר את התובנות לפרסום.במקביל,יוכלו מנהלי התהליך לשלוח עדכון בדואר אלקטרוני לכלל המשתתפים ולשתף את התובנות ברשתות החברתיות. כך נראות הודעות הדואר האלקטרוני שיישלחו למשתתפים ולמנהלים:

לאחר פרסום התובנות באתר, יוזמנו מנהלי התהליך לקבל החלטות ביחס לכל אחת מהתובנות, כפי שמוסבר בחלק הבא.