קבלת החלטות

מהי החלטה

החלטה נועדה לשנות את הדרך בה אנחנו עושים דברים, כדי להגיע לתוצאות שהגדרנו בעתיד. זהו השינוי של האופן בו ננהל דברים בהווה, אשר בסמכותנו להחליט עליו. החלטה מועילה (אפקטיבית) היא כזו שגם מביאה לתוצאות.

התוצאות

תמונת העתיד הרצוי

ההחלטות

השינויים שניתן לעשות בהווה

המציאות

המצב הקיים כיום

החלטה תמיד מעוררת התנגדות. לעתים רבות, החלטות שאינן מעוררות התנגדות - אינן משנות שום דבר, מאחר והן הצהרתיות בלבד. החלטה ביצועית כוללת שינוי בלפחות אחד מארבעה מימדים:

משאבים

שינוי אופן השימוש בתקציב קיים, קביעת תנאי סף ואמות מידה במכרז או הקצאה של תקציב חדש

נהלים

שינוי בתהליכי העבודה ו/או בהנחיות הניתנות ביחס לאופן בו מבוצעות פעולות שונות בארגון

חוקים

שינוי בהגדרת הזכויות והחובות שמטילה המדינה על אזרחים או תאגידים (רלוונטי לגופים ציבוריים)

מבנים

שינוי בחלוקת הסמכויות, תחומי האחריות או הגדרת התוצאות בין עובדים או בין יחידות שונות

ישנן החלטות שאינן כוללות מרכיבים ביצועיים. כך למשל ניתן לקבל החלטות הצהרתיות (המגדירות כיוון, שאין מאחוריו שינוי של ממש בהווה) או החלטות על איוש כוח אדם (אשר אינן משנות נהלים, אלא מגדירות מי יבצע אותן). ואולם, כאשר רוצים להוביל שינוי, יש צורך בהחלטות ביצועיות, המשנות את אופן התנהות הארגון בהווה.

כתיבת החלטות

כאשר אנו מנסחים החלטה, חשוב להבטיח שכלל הגורמים יוכלו להבין ממנה בצורה ברורה מה הולך להשתנות. זה לא המקום לעמימות. כאשר יש צורך בכך, נכון להגדיר גם מי יהיה האחראי על מימוש ההחלטה ומה לוח הזמנים לביצועה. לארגונים שונים יהיו דרכים שונות להגדיר שינוי בתקציבים, בנהלים, במבנים וברגולציה. הנה כמה דוגמאות להחלטות:

נחייב בחוק כל ארגון לדווח על מספר החרדים שהעסיק (רגולציה) ונקבע זאת כתנאי סף להשתתפות במכרז ממשלתי (תקציב)

נקבע ש-40% מסך אירועי הפנאי שעושה העירייה לתושבים ייערכו במרחב העירוני הפתוח במקום בבניינים סגורים (תקציב)

נשקיע 3 מליון ש"ח במערך משלוחים שיאפשר לנו להגיע עד ללקוח (תקציב) ונמנה סמנכ"ל לשביעות רצון הלקוח (מבנה)

נציג בפני החברים אחת לשנה את תוכנית העבודה לשנה הבאה (נוהל) ונקבע שרק מי שיגיע לישיבה יוכל להצביע (רגולציה)

נקצה משאבים להקמת אתר אינטרנטי (שינוי תקציבי) אשר יאפשר לכל משתתף להירשם לפעילויות שלנו (שינוי נהלים)

לא חייבים לאמץ את התובנות

באתר עצמו, ניתן להזין לצד כל תובנה את ההחלטה שהתקבלה בעקבותיה. חשוב להדגיש שאין הכרח לקבל החלטה לכל תובנה! ניתן להשאיר חלק מהתובנות ללא החלטות. בנוסף, אין הכרח לאמץ כל תובנה. זוהי אינה דמוקרטיה, והאחריות להצלחה מוטלת עליך ועליך בלבד. התובנות עשויות לעזור לך, אך הן אינן יכולות להחליף אותך ואת שיקול הדעת שלך. כן חשוב שכל החלטה שתתקבל תהיה מנוסח בצורה נכונה, כך שניתן יהיה לממש אותה:

החלטה ממוקדת בארגון, ותהיה לרוב במונחי תקציבים, נהלים או מבנים.

החלטה היא בשליטתך המלאה, בהתאם לסמכות שיש בידיך.

החלטה עוסקת בהווה וניתן לממש אותה באופן כמעט מיידי.

שינוי תקציב השיווק של דירות חדשות, כך ש-70%% יושקעו בזוגות צעירים

החלטה ברורה

אנחנו ממש רוצים להגיע לזוגות צעירים במסגרת תהליכי שיווק דירות

החלטה לא ברורה

הזנת ההחלטות באתר

כתיבת החלטה: יש להיכנס לתהליך, לעבור לממשק הניהול, לבחור ב"קבלת החלטות" ושם להזין את ההחלטה לצד כל תובנה. לאחר הזנת ההחלטה, המערכת תבקש ממך להגדיר את מידת ההשפעה שהיתה לכל אחת מהתובנות על ההחלטות: האם התובנה גרמה לך לשנות חשיבה, האם חיזקה לך כיוון שהיית הולך בו ממילא או האם נדחתה לחלוטין.

פרסום ההחלטות: לאחר שהזנת את כלל ההחלטות שהתקבלו, ניתן לפרסם אותן באתר ולשלוח אותן למשתתפים. על מנת לעשות זאת, יש להיכנס לתהליך, לעבור לממשק הניהול ושם ללחוץ על כפתור "פרסום החלטות". לאחר הלחיצה, המערכת תאפשר לך להחליט האם לשלוח משוב אישי דרך דואר אלקטרוני למשתתפים ו/או לשתף זאת ברשתות החברתיות.

שינוי החלטה: על מנת לשנות החלטה שכבר פורסמה באתר, יש להיכנס לתהליך, לעבור לממשק הניהול, לבחור ב"קבלת החלטות" ולערוך את ההחלטה שברצונכם לשנות. ניתן גם לעדכן את מידת ההשפעה שהיתה לתובנה על ההחלטה. אם כבר נשלחה הודעה למשתתפים עם ההחלטות שהתקבלו, לא ניתן לשנות את הודעות הדואל שכבר יצאו.

מדידת השפעה 

לאחר שהזנת את ההחלטות, המערכת תבקש ממך להגדיר את מידת ההשפעה שהיתה לתובנה על ההחלטה.

שינתה

התובנה הביאה לשינוי החלטה או לקבלת החלטה שלא תכננת מראש. במקרים בהם תובנה הביאה לשינוי בהחלטה - יוגדר התהליך כולו כמשפיע. משתתפים שכתבו תגובות אשר חוברו לתובנה יוגדרו כ"משפיעים".

תמכה

התובנה תמכה בהחלטה שהתכוונת לקבל בכל מקרה, ללא קשר לתהליך. משתתפים שכתבו תגובות אשר חוברו לתובנה שכזו יוגדרו כ"משפיעים", אך יש צורך בתובנה ששינתה החלטות כדי להגדיר את התהליך כולו כמשפיע.

נדחתה

התובנה נדחתה, כי לא ניתן לממש אותה בימים אלה או אין לה שום ביסוס במציאות. משתתפים שכתבו תגובות אשר חוברו לתובנות שנדחו לא יוגדרו כ"משפיעים", והתהליך כולו לא יוגדר כ"משפיע".

תהליך משפיע הוא תהליך שלפחות אחת מהתובנות בו שינתה החלטות.

שאלות ותשובות

איך נמדד שיעור המשתתפים אשר תומכים בהחלטות?

בממשק קבלת ההחלטות, מוצגים שלושה נתונים מספריים ביחס למשתתפים שהוסיפו תשובה בתהליך:

משתתפים שהשפיעו: משתתפים שהתשובה שנתנו חוברה לתובנה אשר תמכה או שינתה החלטה. במידה ולתשובה היו מספר משתתפי מפתח, יש צורך בלפחות משפט אחד שאומץ על מנת להגדיר משתתף כ"משפיע".

משתתפים שלא השפיעו: משתתפים שהתשובות שנתנו חוברו לתובנות אשר נידחו על ידך. במידה ויימצא משפט אחד לפחות של המשתתף שחובר לתובנה שתמכה או שינתה החלטה - ההגדרה תשתנה.

משתתפים שאינם מקושרים להחלטה: משתתפים אשר הוסיפו תשובה בתהליך, אך או שהתשובה אינה מחוברת לאף אחת מהתובנות, או שלא קיבלת כל החלטה ביחס לתובנה שהתשובה חוברה אליה.

איך יודעים שהתהליך אכן השפיע על ההחלטות?

המדידה מתבססת על הדיווח של מקבלי ההחלטות. ביחס לכל תובנה, נדרשים מקבלי ההחלטות להגדיר האם היא שינתה את ההחלטה שקיבלו. תהליך משפיע הוא תהליך שלפחות אחת מהתובנות בו שינתה החלטות. תהליכים שאינם משפיעים הם תהליכים שבהם התובנות תמכו במה שהארגון רצה לעשות בלאו הכי, או לחילופין תהליכים שבהם התובנות נדחו לחלוטין. במידה ובתהליך לא התקבלו החלטות כלל, לא תוצג מידת השפעתו על החלטות.

משוב אישי למשתתף

עם פרסום ההחלטות, נציע נציע לך לשלוח משוב אישי לכל אחד מהמשתתפים בתהליך. המשוב מחבר בין הדברים שכתב המשתתף, התובנה המשותפת שנוצרה וההחלטה שקיבלת. משתתפים שהדברים שאמרו לא חוברו לתובנה ולהחלטה כלשהי, יקבלו הודעת דוא"ל כללית עם כל ההחלטות שהתקבלו בתהליך. ככה זה נראה:

עם פרסום ההחלטות, נציע נציע לך לשלוח משוב אישי לכל אחד מהמשתתפים בתהליך. המשוב מחבר בין הדברים שכתב המשתתף, התובנה המשותפת שנוצרה וההחלטה שקיבלת בסופו של יום. משתתפים שמקבלים עדכון על השפעתם - יהיו נכונים יותר להשתתף בתהליכים שכאלה גם בעתיד!
גם כאשר נדחתה תובנה, יישלח למשתתף משוב אישי עם ההסבר שכתבתם באתר. לכן, אנו ממליצים להסביר תמיד מדוע נדחתה התובנה.

שאלות ותשובות

האם צריך לכתוב כל מכתב משוב בנפרד?

לא. האתר ימזג באופן אוטומטי את משפטי המפתח שסומנו בתשובות של המשתתפים, התובנה אליה חובר משפט המפתח וההחלטה שקיבלת על בסיס התובנה. המיזוג יתבצע מיד לאחר שתבחר לשלוח את המשוב האישי למשתתפים, עם פרסום ההחלטות. מנהלי התהליך יקבלו הודעה דומה לזו שיקבלו המשתתפים.

מה נכון לכתוב למשתתפים שהתובנה שלהם נדחתה?

אנו ממליצים תמיד לשתף בסיבות לדחיית התובנה. עדיף תמיד להסביר מאשר להתעלם. ברובם המוחלט של המקרים, המשתתפים מבינים היטב את האילוצים השונים הקיימים, ונכון להתייחס אליהם בצורה בוגרת. לכן, גם לתובנות אשר נדחו על ידך, נמליץ להסביר מה הדבר שגרם לך לקבל החלטה שונה. אין מה להסתתר: זה ממש בסדר!

מה היתרונות בשליחת משוב אישי לכל משתתף? האם זו חובה?

שליחת המשוב היא אינה חובה (ניתן להסיר את הסימון משליחת הודעת הדוא"ל במסך פרסום הההחלטות). ואולם, אנו ממליצים בחום לשלוח את המשוב ולא להשאיר את המשתתפים בעלטה. הם השקיעו מזמנם ותרמו לחשיבה, ונכון לשקף מה קרה בעקבות הדברים שאמרו, גם אם לא הכל אומץ. המשוב גם יגדיל את הנכונות להשתתף בעתיד.

סגירת התהליך

עם פרסום ההחלטות באתר, ישתנה מצב התהליך שלך ל"סגור". המשתתפים יוכלו לגשת למידע שנאסף בתהליך, כולל התובנות וההחלטות, אך לא ניתן יהיה להוסיף תגובות או לשנות תכנים. תמיד ניתן לארכב את התהליך, כך שלא יופיע עוד בעמוד הראשי באתר (אם המידע ממנו יישמר ויוצג לגולשים), או למחוק אותו לחלוטין (כך שלא תהיה עוד גישה למידע).