User einladen

User zu Ihrer Konsultation einladen

Nachdem Sie ein Projekt geöffnet und eine Konsultation gestartet haben, können Sie im Adminbereich auf Projektebene User über verschiedenste Kanäle einladen. Dabei können die Kanäle spezifisch für jede Stakeholdergruppe gewählt werden. Wir empfehlen zunächst nur wenige Stakeholder anzusprechen und einzuladen (z.B. im Rahmen eines Roundtables mit Entscheidern), bevor Sie tausende von E-Mails versenden und zur Antwortabgabe einladen. In der Regel werden die Kommunikationskanäle im Rahmen des Prozessdesigns festgelegt. Dabei sollte man strategisch vorgehen und sorgfältig Kommunikationskanäle für jede einzelne Stakeholdergruppe wählen. Einige Kanäle werden sich dabei als ineffizient herausstellen (z.B. die gezielte Ansprache von Führungskräften über Facebook). Umso wichtiger ist es daher auch Kommunikationskanäle zu wählen, die zeit- oder kostenintensiv sind, wenn die Stakeholdergruppe über besonders wichtiges Wissen verfügt (z.B. Telefoninterviews mit Aufsichtsräten).
Um möglichst viele Stakeholder in den Prozess zu integrieren, empfehlen wir die Einbindung möglichst vieler Kommunikationskanäle. Sollte Ihr Projekt nur für eingeladene User zugänglich sein, erhalten nur diejenigen Personen Zugang, deren E-Mail-Adresse zuvor auf der Webseite hinterlegt wurden.

Digitale Kanäle

Klicken Sie “User Einladen” im Adminbereich auf Projektebene und wählen Sie einen der angezeigten Kommunikationskanäle:

E-Mail

Sie können User persönlich per E-Mail einladen. Dazu kopieren Sie einfach Ihre Kontakte und laden diese ein. Alternativ können Sie uns eine E-Mail Liste schicken, die wir für Sie komplett in das System laden. Wenn Ihr Projekt nur für eingeladene User zugänglich sein, ist dies der einzige Weg User einzuladen.

SMS

Sie können die zentrale Frage Ihrer Konsultation auch per SMS stellen und auf dieselbe Weise Antworten von den angeschriebenen Usern erhalten. Schicken Sie uns Ihre Stakeholderliste und wir richten den SMS Kanal für Sie ein.

Facebook

Wenn Ihre Projektseite öffentlich zugänglich ist, können Sie die Einladung beliebig auf Facebook teilen. Facebook ermöglicht es Ihnen zielgerichtet diejenigen Stakeholder anzusprechen, die Sie hören wollen (Altersgruppen, Wohnorte, Interessen etc.).

Twitter

Wenn Ihr Projekt öffentlich zugänglich ist, können Sie Ihre Einladung beliebig auf Twitter teilen. Wir empfehlen dazu auch die Verwendung von relevanten hashtags (#) und die Ansprache (@) von Freunden und/oder Multiplikatoren. Twitter ermöglicht Ihnen darüber hinaus zielgerichtet Stakeholdergruppen anzusprechen (Altersgruppen, Wohnorte, Interessen etc.).

Link

Sie können einen kurzen Link zu Ihrem Projekt generieren, kopieren und über sämtliche Kommunikationskanäle teilen. Sollte Ihre Projektseite nur für eingeladene User zugänglich sein, führt der Link nur für hinterlegte User ins Projekt.

Kampagne

Online-Marketing oder klassische Pressearbeit ermöglicht es Ihnen Ihre Konsultation einer größeren Öffentlichkeit zu präsentieren. Sie können die URL der Projektseite publizieren oder QR-Codes erstellen. Sie können zudem Inhalte der Webseite (Antworten, Erkenntnisse, Entscheidungen), um zusätzliches Interesse zu erzeugen.

Analoge Kommunikationskanäle

Neben der Nutzung von digitalen Kommunikationskanälen, empfiehlt sich auch die Sammlung von Wissen, ohne den Besuch der Stakeholder auf Ihrer Webseite. So können bspw. physische Veranstaltungen (Runde Tische, Konferenzen, Meetings) von Ihnen digitalisiert werden und zu einem Teil der Projektseite werden.

Call Center

Stakeholder anzurufen ist kostenintensiv, aber es funktioniert. Dabei ist es essentiell einen starken Anfangssatz zu wählen. So empfehlen wir zum Beispiel Einleitungen wie, “Hallo… Ich rufe im Auftrag von... , um Ihr Wissen zum Thema… zu erfragen…”. Bevor Sie die Antworten personalisiert auf der Webseite einstellen, müssen Sie darüber hinaus die Erlaubnis der Stakeholder erhalten. Transkribierte Antworten können über die “Antworten hinzufügen” - Funktion im Adminbereich auf Projektebene eingestellt werden.

Runde Tische

Es ist aufwendig einen Runden Tisch für eine Gruppe von 20-40 Personen zu organisieren. Die Ergebnisse überzeugen jedoch in der Regel und so ist der Runde Tisch einer der effektivsten Methoden, um handlungsorientierte Ratschläge zu erhalten und Veränderung herbeizuführen. Auch Führungskräfte lassen sich von einer Teilnahme überzeugen, wenn sie persönlich von Kollegen eingeladen werden. Weiter unten finden Sie weitere Informationen zur Organisation und Durchführung der Methode und die Verwendung der “Event”-Funktion.

Konferenzen

Ist eine große Anzahl von Stakeholdern auf einer Konferenz bereits versammelt, wird Beteiligung erheblich erleichtert. Sie können Konferenzteilnehmer vor/während/nach der Konferenz per SMS oder E-Mail zur inhaltlichen Partizipation einladen oder sie auf der Konferenz ansprechen und ihre Antworten mitschreiben. Kernaussagen und erste Erkenntnisse können unter Umständen bereits auf der Konferenz veröffentlicht werden und ein interaktives Element darstellen.

Meetings

Manchmal ist es sinnvoll, hochkarätige Stakeholder persönlich und in einer kleinen Runde zu befragen. Deren Antworten können umgehend Teil der Insights-Webseite werden. Die Einspeisung der Antworten geschieht am besten über die "Antwort hinzufügen"-Funktion im Projektadmin.

FAQ

Ich habe mehrere User eingeladen. Sie können jedoch das Projekt jedoch nicht sehen.

In Projekten, die nur für eingeladene User zugänglich sind:

E-Mail-Adresse überprüfen. Mit welcher E-Mail-Adresse wird der User identifiziert? Bitten Sie den User auf das Profilbild oben rechts zu klicken und die E-Mail-Adresse zu überprüfen. Sollte der User nicht mit der korrekten E-Mail-Adresse angemeldet sein, sollte er sich ab- und mit der korrekten E-Mail-Adresse erneut anmelden.

Korrekte E-Mail-Adresse hochgeladen. Wurden überhaupt E-Mail-Adressen im Projekt hochgeladen? Um dies zu überprüfen, klicken Sie sich bitte in den Adminbereich auf Projektebene. Im Menü auf der linken Seite können Sie unter "Gruppen" überprüfen, welche User und entsprechende E-Mail-Adressen in das Projekt geladen wurden. Sollte der erwartet User nicht in der Liste sein, können Sie ihn problemlos hinzufügen. Klicken Sie dazu auf "User hinzufügen".

Überprüfung des Status. Ist die Konsultation vielleicht noch nicht gestartet und das Projekt entsprechend noch im Status “Entwurf”? Wenn die Konsultation noch nicht gestartet wurde oder das Projekt gelöscht wurde, haben User keinen Zugriff mehr. Sie können den Status des Projekts im Adminbereich auf Seitenebene einsehen und ggf. ändern.

Sollte das Problem nicht gelöst worden sein, helfen wir gerne unter mail@collective-insights.com weiter.

Bei öffentlichen Projekten:

Überprüfen der Seiteneinstellungen. Ist die Insights-Webseite tatsächlich öffentlich? Klicken Sie sich in den Adminbereich auf Seitenebene und wählen Sie "Einstellung". Stellen Sie sicher, dass die korrekte Option ("Offen, für alle) ausgewählt ist.

Überprüfen der Projekteinstellungen. Ist das Projekt öffentlich? Klicken Sie sich in den Adminbereich auf Projektebene und wählen Sie "Einstellungen". Stellen Sie sicher, dass die korrekte Option aktiviert ist.

Sollten Änderungen der Einstellungen vor kurzer Zeit vorgenommen worden sein (<60min) laden Sie die Webseite erneut bzw. starten Sie Ihren Browser neu.

Sollte das Problem nicht gelöst worden sein, helfen wir gerne unter mail@collective-insights.com weiter.

How can you invite participants to a “members only” project?

The easiest way is to send them an email invitation through the site. In closed projects, access will be given only to participants whom you have personally invited, or to participants that were added via the events interface or from the “add answer” interface. In closed projects for members only, you cannot share information on social networks, and the project will not be shown on the site homepage for other users to see. Additionally, the direct link to the project will redirect to the login screen.

Why can’t I forward emails? When emails are “linked to my account,” what does it mean?

In order to make the authentication process quick and easy, the website generates personal links (with personal tokens) that identify each user (including project and site admin). This personal link will be sent to the user through all phases of the project, including invitations, updates on insights and decisions, and system emails of setting a password. The links enable users to take action on the site under their own user ID, and they expire after a few days. To prevent someone from exploiting an identity, we request that users not forward these messages to others. Insights.US is not responsible for any unintended consequences that result from users applying other users’ credentials from a forwarded link.

Can I import and export information via Excel?

Yes. You can import users via excel and send them personalized emails and text messages. The invitations will be merged based on your data, and they will include a personal token that will identify the user without a password. Note: this option is available for paid projects only. Please send us the excel file with separate columns for first name, last name, title to show, email address, and a mobile phone number (if needed). You can also export user lists, answers, and insights via Excel. Simply get in touch with us at info@insights.us.

What happens if you try to invite an existing user?

You cannot create two users with the same email addresses. If the user already exists in the process, the system will NOT add the user again but WILL send him/her an invitation to log in. Note: you must be a site admin or operator in order to edit users’ details.

Can you terminate a project?

Yes. You can always close a project so that users can no longer add answers, support, or comments (see project phases). You can also limit access to your project by making it “members only.” Alternatively, you can delete the project via the process settings, so that no one can see its contents.

Zusätzliche Funktionen

Sie können ihre User über die Funktion "User einladen" im Adminbereich auf Projektebene erreichen. Antworten, die auf physischen Veranstaltungen abgegeben wurden, können entweder über die Funktionen "Event" oder "Antworten hinzufügen" eingespeist werden.

User einladen

Die Funktion “User einladen” erlaubt es Ihnen sämtliche Kommunikationskanäle zu nutzen, um Ihre Stakeholder zu ihrem Projekt einzuladen. Dazu gehört neben dem versenden von E-Mails auch die Verwendung sozialer Netzwerke.

Eine E-Mail versenden: Gehen Sie in den Adminbereich auf Projektebene und klicken Sie auf "User einladen". Im folgenden Fenster wählen Sie "Per E-Mail. Sobald Sie die Kontaktdaten der User eingegeben haben, bekommen diese eine Einladung in ihr E-Mail-Postfach. In diesem Schritt benötigen Sie nichts weiter als Name und E-Mail-Adresse.

Soziale Medien nutzen: Klicken Sie ins Projekt und weiter in den Adminbereich. Nachdem Sie auf "User einladen" geklickt haben, können Sie in einem nächsten Schritt Facebook/Twitter auswählen. Sie werden automatisch weitergeleitet und können das Projekt dort mit einem Klick teilen. Sie können den Link ihres Projektes auch direkt in den sozialen Netzwerken teilen.

Einen Link erstellen: Klicken Sie ins Projekt und weiter in den Adminbereich. Wenn Sie "User einladen" anklicken, wählen Sie aus dem folgenden Menü "per Link". Dieser Link führt direkt in Ihr Projekt. Sollte Ihr Projekt nur für registrierte User zugänglich sein, haben auch nur diejenigen User, deren E-Mail-Adresse hinterlegt ist, die Möglichkeit auf Ihr Projekt zuzugreifen.

Event Management Interface

The event management interface enables you to manage roundtables, meetings, and events--including creating a list of participants, typing answers in real-time, and showing selected highlights on the event overhead screen--directly on the website.

Adding an event: Enter the project, go to the admin interface, click “Events,” then click “Add an event.” You can define the name, description, time, and venue of your event. You should also identify whether answers from this event will be published in real time or will require further approval from admins before being published.

Adding a Participant: After you’ve created or selected an event, you can explore the list of participants in the event. You can add or delete participants. Note: if the site is closed for members only, only site admins can invite new participants.

Adding answers: You can add answers on behalf of the participants in real-time. After you select an event, move to the “Add Answer” page and choose the participant to whom you would like to add an answer.

Adding insights: If you recognize repetitive themes during the event, you can add insights in real-time to the project site without attaching them to highlights. You can then explore the insights in the “All Insights” page.

Showing latest highlights: During the conference, you can share and project participants’ latest answers on an overhead screen.

On your behalf, we can send an invitation to all participants before an event. After the event, each participant will receive an email with his/her shared answers, as well as a request to edit them or approve them if needed.

Adding Answer Interface

The “Add Answer” interface lets you add an answer on behalf of a single participant. It was designed so that answers offered during meetings, phone calls, or direct interactions with participants can be effectively published onto the project site.

Select a participant: After you enter a participant.’s name, the website will display participants with a similar name. You can select one of the participant or add a new participant. by clicking “New.” If the site is closed for members only, you’ll need to be a site admin or operator to add a new user.

Adding an answer: After selecting a participant you can type the answer and upload it to the website. Once you approve the answer, you can select a different participant and add another answer. The answers will be published immediately on the site.

Increasing Participation

You’ve decided to seek advice from diverse groups that can bring value to your decisions. But what will increase their willingness to help? The motives of sharing knowledge are not financial; they range from social norms, through civic duty, to altruism. To make participation from various stakeholders valuable, we need to reduce costs and increase benefits.

How to Increase Benefits?

Meaning

Inclusive decisions should provide meaning and purpose, above all else:
Emphasize in your project texts the kind of decision(s) you want to make and how the advice will help get you there.
Express that a precise, personal impact update will be sent to all participants, based on the advice they’ve shared.

Ego

Ego plays a role in motivating people. Here are some strategies to consider:
Publicize meetings/roundtables, where invited participants can share advice with the decision maker. This can boost ego for those who were invited - they’ll feel especially important in the process.
Engage with the participants, like through highlighting and commenting on answers. We will make sure everyone knows you’re active with the project.

Fun

Participating should be fun. We constantly upgrade our tool, but you’ll want to shorten and simplify your texts, making them accessible and user friendly to all.

How to reduce costs?

Time

There are several ways to minimize the costs of participation.

Uploading lists of emails/texts will allow you to send users a direct link to the website (no password needed). Users can also reply directly by SMS.

Inviting participants to a virtual meeting over the phone will spare them the commute, saving time.

Calling participants creates the “cost of hanging up.” It is the most expensive communication channel, but it can also be very effective.

Managing a roundtable with a clearly prepared question, and the possibility of people answering electronically, can save time.

Resources

We make the engagement as affordable as possible. Getting advice on the web saves money spent on transportation and parking.

Additional Aspects

Designing a project outline

Strategic projects often include several phases. Before launch, we highly recommend outlining/designing all phases, starting from the intimate meeting of the top decision-makers and ending with the broad outreach to employees or partners. The project outline document defines what to ask, who to ask, how to ask, and when to ask.

From our own experience, here are some tips on process design:

Start internally. Your managers & employees can help, and they want to know the plan early. Before you reach out to thousands of people, gather a small meeting (5-10 people) with key executives and/or a roundtable (20-40 people) with key stakeholders.

Nobody should be surprised. Closely look around you (360 degrees) and design several stages to keep everyone informed. Each stage should cover a different group of people, until you reach your entire target audience.

Those who have formal authority should be approached and informed first about the entire project outline. Arrange a closed meeting and share with them the ownership of the entire project.

Different groups require different engagement channels. Facebook is a great channel to engage clients or citizens, but not to senior executives. Your board members would probably (and rightly) expect a phone call.

Our Delivery Unit at Insights.US specializes in planning and delivering complex projects. We invite you to think collaboratively with us regarding your challenge and the best way to tackle it. Feel free to email us at info@insights.us.

Managing a Roundtable

A roundtable brings together a diverse and decentralized group of participants in one place to discuss one specific question with a decision-maker. Here are six tips on how to manage your roundtable after it’s organized:

SEND
BACKGROUND SHEET

Before a roundtable, send everyone background data, info, the timetable, & the question that will be addressed.

ESTABLISH
2 MIN RULE BEFORE STARTING

After presenting the question, give participants 2 minutes to write down their advice. Collect the papers at the end!

FOCUS
ON THE QUESTION

Display the question on the overhead screen, read it aloud to all, and don’t hesitate to revisit it for focusing purposes.

MANAGE
WITH LIMITS & RULES

To make things run smoothly, explain the rules of the roundtable: who speaks, when, for how long (2-4 min?) and what is typed onto the website.

CHALLENGE
TO GET BETTER ADVICE

We recommend having an open discussion; better advice will be generated if people can challenge one another.

CONCLUDE
WITH NEXT STEPS

Toward the end, summarize some key insights and share the next steps prior to making decisions.


Here are three things you should remember during a roundtable:

LISTEN. The goal is to listen with an open mind, challenge our current thinking, and brainstorm within the field to create new insights. Roundtable participants will exchange many ideas, about which conclusions may not yet be drawn. Think broadly, challenge the mainstream understanding, and be patient with the integration of contents for a later stage in the process.

FOCUS. Begin the meeting by presenting the consulting question and the desired outcome. Make sure participants keep the outcome in mind and consider ways to achieve it. When the discussion starts to happen, don’t hesitate to initiate the productive dialogue. Engage - don’t be a stranger!

TOLERATE. You may encounter legitimate criticism. Acknowledge it, but don’t turn it into the main topic of discussion. Instead of responding to every claim or arguing with participants, reciprocate by productively seeking solutions. Build the future - don’t focus on the past.

A good consulting question will bridge the gap between the participants’ different worlds of content and understanding. Therefore, it is important to focus on the question and constantly revisit it. We should avoid slogans, and agreements don’t need to be made; everyone may take the question in a different direction to achieve the shared outcome. Our goal is to inspire the collective knowledge, which emerges from the exchange of various ideas.

Defining Decision-Makers

The decision-makers’ identity in your project is important for the success of the entire project; the people who pose the question heavily influence the process and outcome. Here are some things to consider:

To whom can participants not say “no” in your project? If a question is asked, to which figures in your organization will everyone answer?

Who has the authority to make decisions? Which figures are recognized as having the power to change things in the field?

Who truly cares about the project’s success? Your project’s decision-makers need to be interested and engaged.

You can appoint up to 3 decision-makers in the project admin.